Dokumenttienhallinnan parantaminen laadukkaasti ja tehokkaasti mobiililla dokumentoinnilla

Monet alat luottavat edelleen paperityöhön — mutta miksi?

Monilla aloilla liiketoiminta perustuu edelleen paperisten dokumenttien täyttämiseen ja siirtelyyn. Erilaisia tarkastuksia ja raportteja täytetään usein kentällä, mutta voi kestää kauan ennen kuin dokumentit saapuvat pääkonttorille. Tekniset raportit täytetään joskus vain osittain kentällä ja viimeistellään myöhemmin.

Mitä laajempaa toiminta on ja mitä kauemmin dokumentit pyörivät, sitä alttiimpi prosessi on virheille. Papereita voi vahingoittua tai kadota, ja moni tärkeä havainto unohtuu. Nämä virheet voivat olla kalliita — menetettyinä tuloina tai reklamaatioina.

Gate Appsin mobiililla dokumentoinnilla lomakkeet ja raportit voi täyttää suoraan kentällä millä tahansa mobiililaitteella. Se nopeuttaa ja sujuvoittaa prosessia: data tallentuu heti, raportit lähetetään eteenpäin välittömästi ja kaikki löytyy helposti yhdestä paikasta.

Ratkaisun tehokkuutta havainnollistaa hyvin Icopal Katto Oy, jossa 2 500 vuosittaisen raportin tuottamiseen kuluva aika laski kolmannekseen Gate Appsin mobiilien dokumentoinnin ansiosta.

Mobiili dokumentointi: ei pelkkä työkalu — kokonainen työkalupakki

Mobiili dokumentointi toimii itsenäisenä sovelluksena, mutta todella tehokkaaksi se muuttuu osana dokumenttien koko elinkaaren hallintaa. Sen avulla voidaan hallita koko työnkulku tilausten käsittelystä ja palvelun toteutuksesta työn merkitsemiseen valmiiksi, tiedon siirtämiseen asiakkaalle ja laskutukseen.

Tyypillisiä käyttökohteita ovat erilaiset kenttätarkastukset, luovutukset, kuljetuskirjat, työmaan perehdytykset, huolto- ja korjaustyöt sekä valvonta- ja auditointitehtävät.

Tulevaisuudessa mobiili dokumentointi mahdollistaa myös nopeamman tarjousten luomisen suoraan kentällä.

Helppokäyttöisyys tekee mobiilista dokumentoinnista korvaamattoman apurin

Gate Appsin mobiili dokumentointi ei vaadi IT-projektia käynnistämiseen. Se on käyttövalmis sellaisenaan, sisältäen yrityksen visuaaliseen ilmeeseen räätälöidyt dokumenttipohjat. Sovellus voidaan yhdistää Microsoftin käyttäjähallintaan kertakirjautumista varten. Luodut dokumentit voidaan siirtää automaattisesti Microsoftin dokumenttienhallintajärjestelmään.

Lisäksi Gate Apps tarjoaa vahvat kyvykkyydet paikkatiedon hyödyntämisessä. Sovellus voi näyttää, missä tarkastus on tehty, missä tehtäviä on vielä jäljellä, ja visualisoida kaiken kartalla.

Kirsikkana kakun päällä Gate Apps tuottaa selkeät, ammattimaiset tulosteet vähäisellä vaivalla. Koska aliurakoitsijat ja kumppanit voidaan lisätä käyttäjiksi, prosesseista tulee sujuvampia.

Miksi käydä paperisotaa, kun kaiken voi hoitaa napin painalluksella — suoraan kentältä?