Työlupa teidän työmaallanne, osa 1: tilauslupamalli

Jokaisella työmaalla ja jokaisella asiakkaalla on oma tapansa valtuuttaa työ. Toisilla jokainen digitaalinen lupa tarkastetaan ennen kuin työ alkaa. Toisilla luotetaan siihen, että työryhmät myöntävät luvat itse. Gate Apps tukee molempia ja taipuu siihen, mitä teidän työmaanne ja työprosessinne tarvitsevat.

Siirtyminen digitaaliseen työlupajärjestelmään on samalla tilaisuus arvioida uudelleen, mikä prosessi teidän toiminnassanne on järkevä. Useimmat työmaat ovat nykyään verkottuneita: omat työntekijät, pääurakoitsijat ja aliurakoitsijoiden ketjut toimivat samalla alueella samaan aikaan.

Kaksi mallia nousee esiin yhä uudelleen, kun Gate Appsin asiakkaat ottavat uuden järjestelmän käyttöön: tilauslupamalli ja itsepalvelumalli. Osa 1 käsittelee tilauslupamallia ja osa 2 itsepalvelumallia.

Tilauslupamalli: mikä se on

Korkeamman riskin töitä tekevillä työmailla tilauslupamalli etenee näin:

1. Pyyntö. Urakoitsija tai työntekijä jättää lupapyynnön: työ, sijainti, tekijät, laitteet ja aikaikkuna.
2. Tarkastus. Nimetty luvan myöntäjä tarkastaa pyynnön työmaan olosuhteita, erotuksia ja päällekkäisiä töitä vasten.
3. Hyväksyntä ja myöntäminen. Myöntäjä myöntää luvan, usein ehdoin: kaasumittaus ennen sisäänmenoa, tulityövartija koko työn ajaksi, erotus varmistettuna ensin.
4. Työn suoritus. Työ etenee luvan alla, näkyvänä ja jäljitettävänä työmaalla.
5. Sulkeminen. Urakoitsija merkitsee työn tehdyksi ja lupa suljetaan virallisesti: erotukset puretaan ja alue luovutetaan takaisin.

Missä sen vahvuus on

Tämän mallin vahvuus on hallinta. Se sopii ympäristöihin, joissa vaarat ovat monimutkaisia tai toisistaan riippuvia, tai joissa säädökset vaativat dokumentoidun hyväksyntäketjun ennen työn alkua:

• Prosessilaitokset, joissa yksi työ muuttaa seuraavan riskiä. Samanaikaiset työt tarvitsevat jonkun, joka näkee koko yksikön, ks. öljy-, kaasu- ja kemianteollisuuden opas.
• Erotus- ja säiliötyöt, joissa lupa on voimassa vasta, kun tietty erotus on todennettu, ks. LOTO-opas.
• Työmaat, joilla on paljon urakoitsijayrityksiä, eikä yksikään työryhmä voi tietää, mitä seinän toisella puolella tehdään.

Pyyntö on suunnitelma

Useimmat lupaprosessit on dokumentoitu lomakkeina. Tuottavat prosessit hoidetaan tilauksina. Lomakkeella riskien arviointi ja hyväksynnät kerätään sen jälkeen, kun joku on jo päättänyt, että työ tehdään tiistaina. Tilauksessa lupapyyntö on suunnitelma, ja tiistai on olemassa vasta, kun suunnitelma on hyväksytty.

• Pyyntö kantaa suunnitelman. Tehtävä, alue, erotettavat laitteet, tulityö tai säiliötyö, tekijät ja heidän pätevyytensä.
• Riskien arviointi kuuluu tilaukseen. Työn turvallisuusanalyysi tai viime hetken tarkistus liitetään tähän lupaan, ei arkistoida muualle.
• Hyväksynnät tapahtuvat järjestyksessä. Myöntäjä, aluevastaava, käyttö. Jokainen näkee sen, minkä edellinen näki, ja jokaisessa päätöksessä on nimi ja aika.
• Sulkeminen on saman kirjauksen loppu. Erotukset purettu, alue luovutettu, lupa arkistoitu.

Aika kuluu odottamiseen: työryhmä seisoo portilla, kun joku etsii myöntäjää; urakoitsija käännytetään, koska pätevyystodistus on toisessa järjestelmässä; lupa kirjoitetaan uudelleen, koska paperikopio on lukukelvoton. Edellisenä päivänä tehty pyyntö, joka ohjautuu automaattisesti ja hyväksytään puhelimella, poistaa suurimman osan tästä odottamisesta. Työlupaohjelmiston opas käy läpi, miltä ohjaus näyttää käytännössä.

Miten se konfiguroidaan Gate Appsissa

Gate PTW:ssä tämä työnkulku on täysin konfiguroitavissa: kuka voi pyytää, kuka voi myöntää (yksi taso tai useampi), mitkä ehdot tai tarkistuslistat koskevat mitäkin työlajia ja miten erotukset tai päällekkäiset luvat nostetaan esiin. Hyväksyntäketju noudattaa teidän omaa organisaatiotanne ja työmaan sääntöjä.

• Lupapohjat yleisimmille korkean riskin työlajeille, ja omat pohjanne niiden lisäksi.
• Pakolliset tehtävät vaiheittain, jotta mitään ei jää tekemättä ennen työtä, sen aikana ja päätettäessä.
• Pätevyystarkistukset lupaan liitettynä, jotta pyyntö ilman voimassa olevaa korttia pysähtyy ennen kuin myöntäjä käyttää siihen aikaa.
• Reaaliaikainen kartta jokaisesta voimassa olevasta luvasta, jotta myöntäjä tarkastaa pyynnön sitä vasten, mitä ympärillä tapahtuu.

Onko tämä oikea malli teidän työmaallenne?

Kolme kysymystä ratkaisee useimmat tapaukset:

1. Vaativatko säädökset, asiakkaanne tai omat menettelynne dokumentoidun hyväksynnän ennen työn alkua?
2. Ovatko vaarat toisistaan riippuvia niin, että yksi työ muuttaa toisen riskiä?
3. Montako lupaa päivässä, ja moniko voi ne myöntää?

Jos kahteen ensimmäiseen vastaus on kyllä, tämä on mallinne sille työlajille. Jos kolmas vastaus tarkoittaa, että tarkastajasta tulee pullonkaula, työmaa tarvitsee molemmat mallit: tilauslupamallin korkean riskin töihin ja itsepalvelumallin muihin. Osa 2 kertoo, miten jako toimii ja mitä se muutti yhdellä Suomen suurimmista työmaista.