Mikä on työlupajärjestelmä (permit-to-work) ja miksi sen käyttö on tärkeää?

Työlupaprosessi (eng. Permit-to-Work) on dokumenttien hallintaprosessi, joka ohjaa riskialttiita toimia työpaikalla. Se varmistaa, että asianmukaiset turvatoimenpiteet ovat käytössä ennen työn aloittamista, mikä vähentää onnettomuuksien, loukkaantumisten ja vaaratilanteiden riskiä.

Työlupaprosessissa työntekijöillä on keskeinen rooli sen varmistamisessa, että riskialttiit toimet suoritetaan turvallisesti ja määräysten mukaisesti. Tyypillinen prosessi työntekijän roolissa sisältää yleensä:

1. Luvan pyytäminen – Jos työntekijä määrätään suorittamaan työlupaa vaativa tehtävä, hänen on aloitettava lupahakemus täyttämällä lupahakemus tai ilmoittamalla asiasta esimiehelleen.

2. Riskinarviointi – Työntekijöitä voidaan vaatia osallistumaan tehtävän riskinarviointiprosessiin. Tämä tarkoittaa mahdollisten vaarojen tunnistamista ja riskien arviointia.

3. Turvallisuusmenettelyjen ja lupaehtojen noudattaminen – Työntekijöiden on noudatettava työluvassa esitettyjä turvallisuusohjeita. Tämä sisältää muuan muassa erityisten turvalaitteiden käyttöä koskevien ohjeiden noudattamisen, valvontatoimenpiteiden toteuttamisen sekä työvyöhykkeiden ja aikarajojen noudattamisen

4. Vaaroista tai vaaratilanteista ilmoittaminen – Työntekijöiden on raportoitava kaikista vaaroista, läheltä piti -tilanteista tai vaaratilanteista, jotka tapahtuvat sallitun työn aikana. Tämä auttaa varmistamaan, että korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä onnettomuuksien ja vammojen ehkäisemiseksi.

Turvallisuusmenettely

Jotta kaikki voivat osallistua työlupaprosessiin ja noudattaa sovittuja sääntöjä, on tärkeää, että työpaikalla on virallisesti kirjallinen turvallisuusmenettely. Turvallisuusmenettelyjen tulee sisältää yksityiskohtaiset ja selkeät osat korkean riskin toimintojen turvallisen suorittamisen varmistamiseksi:

1. Määritä työlupatyypit ja skenaariot, joissa työlupajärjestelmää tarvitaan
2. Käy lupaprosessin eri vaiheet läpi
   • Kuinka lupaa pyydetään/haetaan?
   • Miten työ toteutetaan?
   • Miten lupa suljetaan ja vastuut työn jälkeen?
3. Määritä roolit ja vastuut
   • Kuka täyttää lupalomakkeen (vastaanottaja, myöntäjä vai joku muu)?
   • Kuka varmistaa, että kaikki turvatoimenpiteet ovat käyty läpi ja riskit arvioidaan?
   • Kuka myöntää/peruuttaa lupia?
   • Kuka on työnohjaaja?
   • Kuka vastaa jälkitarkastuksesta?

Työlupien hallinnan kenties tärkein tavoite on organisaatioiden turvallisuuskulttuurin parantaminen. Työntekijöiden turvallisuuden ja hyvinvoinnin lisäksi (digitaalinen) työlupien hallinta tarjoaa myös muita hyötyjä:

Lupien myöntäminen suuririskisiin tehtäviin lisää työntekijöiden ja urakoitsijoiden riskitietoisuutta. Työntekijät ovat paremmin valmistautuneita suorittamaan työnsä turvallisesti ja reagoimaan oikealla tavalla hätätilanteessa.  

”Risteilijän tulipalo varustelun loppuvaiheessa maksaa 300 000 euroa minuutissa”

Harri Koivisto, Palopäällikkö @ Meyer Turku

Turvallisuus- ja työmaapäälliköille lupaprosessi mahdollistaa paremman kontrollin ja yleiskuvan hahmottamista työmaalta. Parempi kontrolli edistää tehokkaampaa työntekijöiden ja työmaiden hallintaa. Luvat auttavat yhdenmukaistamaan menettelyjä ja saamaan kaikki noudattamaan sovittuja sääntöjä.  

Ennen lupaprosessin digitalisointia työntekijät odottivat 30-60 minuuttia linjalla ennen töihin pääsyä. Nyt luvan myöntäminen ja käsittely matkapuhelimella kestää noin minuutin

Harri Koivisto, Palopäällikkö @ Meyer Turku

Työlupien hallinta varmistaa turvallisuusmääräysten noudattamisen standardoiduilla menettelyillä, perusteellisilla riskiarvioinneilla ja dokumentoimalla kaikki tarvittavat tiedot. Vain pätevät henkilöt saavat työskennellä työluvan nojalla valvonnan alaisena turvallisuusvaatimusten noudattamisen varmistamiseksi. Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen minimoi riskin saada sakkoja ja rangaistuksia vaarallisesta työstä.

Työlupajärjestelmät toimivat arvokkaina työkaluina turvallisuuteen, riskienhallintaan ja työpaikan vaatimustenmukaisuuteen liittyvän datan keräämiseen. Näiden tietojen avulla organisaatiot voivat tehdä päätöksiä, jotka vähentävät riskejä ja parantavat turvallisuuskäytäntöjä.

“Digitaalisen työkalun avulla turvallisuushavaintojen määrä kolminkertaistui ja riskien määrä tippui puolellaT

Vesa Sell, Turvallisuuspäällikkö @ Linnanmäki Amusement Park

Työmaille on luotu lukuisia työlupatyyppejä ja työlupakortteja, jotka ottavat huomioon työn riskialttiit toiminnot tai haastavan ympäristön. Työlupatyypeillä varmistetaan, että turvatoimenpiteet on otettu käyttöön työntekijöiden suojelemiseksi ja onnettomuuksien ehkäisemiseksi. Tässä yleisiä työlupatyyppejä:

• Tulityölupa: Suomen yleisin lupatyyppi ja säännelty myös useissa muissa maissa. Antaa luvan työskennellä, kun työhön liittyy avotulta, kipinöitä tai korkeita lämpötiloja, kuten hitsausta, leikkausta tai juottamista.
• Säiliötyölupa: Antaa luvan päästä ahtaisiin tiloihin, kuten tankkeihin, aluksiin tai maanalaisiin alueisiin.
• Kylmätyölupa: Myönnetään kylmissä ympäristöissä suoritettaviin tehtäviin varmistaen, että työntekijöillä on asianmukaiset suojavarusteet ja turvatoimenpiteet.
• Sähkötyölupa: Toiminnot, joihin liittyy sähköasennuksia, korjauksia tai huoltoa ja joilla varmistetaan sähköturvallisuusstandardien noudattaminen. 
• Lockout/Tagout (LOTO): Mahdollistaa energialähteiden eristämisen laitteiden tahattoman aktivoitumisen estämiseksi huolto- tai korjaustöiden aikana.
• Korkean paikan työskentely: Sallii työskentelyn korkeilla korkeuksilla, kuten työskentelyn telineillä, katoilla tai korotetuilla tasoilla, varmistaen, että putoamissuojatoimenpiteet ovat käytössä.
• Säteiltytyöt: Sallii työt, joihin liittyy säteilyn lähteitä, määrittelemällä turvatoimenpiteet ja altistusrajat. 
• Asbestipurkutyölupa: Sallii työt, joihin liittyy asbestia sisältävien materiaalien käsittelyä tai poistamista, varmistaen turvallisuusmääräysten noudattamisen.

Työlupajärjestelmän käyttöönotto vaatii huolellista suunnittelua, viestintää ja koulutusta, jotta se saadaan tehokkaasti integrointua olemassa olevaan turvallisuusjohtamiskäytäntöihin:

Arvioi olemassa olevia turvallisuusmenettelyjä, protokolia ja riskinhallintakäytäntöjä tunnistaaksesi vahvuudet, heikkoudet ja parannettavat alueet. Tunnista korkean riskin toiminnot tai tehtävät, jotka edellyttävät lupia. Varmista että asianmukaiset valvontatoimenpiteet ovat käytössä riskien vähentämiseksi.

Kehitä standardoituja menettelyjä lupien myöntämistä, hyväksymistä ja hallinnointia varten. Määritä lupaprosessiin osallistuvan henkilöstön roolit ja vastuut, mukaan lukien työntekijät, esimiehet, turvallisuuspäälliköt ja johto. Kartoita paikat ja työalueet, joilla on korkean riskin toimintaa.

Suorita työlupajärjestelmän pilottitestaus valvotussa ympäristössä tunnistaaksesi mahdolliset toiminnalliset ongelmat tai haasteet. Kerää palautetta käyttäjiltä ja sidosryhmiltä järjestelmän tarkentamiseksi ennen täydellistä käyttöönottoa.

Viesti työlupajärjestelmän toteutuksesta ja tavoitteista kaikille sidosryhmille. Koulutua pääkäyttäjiä ja tarjoa koulutusmateriaalia muille käyttäjille, kuten urakoitsijoille lupien hakemiseen ja aktivoimiseen.

Luo mekanismeja jatkuvaa seurantaa, arviointia ja työlupajärjestelmän parantamista varten. Tarkista säännöllisesti suorituskykymittarit, tapaturmaraportit ja käyttäjiltä saatu palaute tunnistaaksesi alueita, joita on parannettava ja toteuttaaksesi korjaavia toimenpiteitä.

Ratkaiseva osa työjärjestelmän onnistuneessa käyttöönotossa on arvioida prosessin digitalisoinnin hyötyjä. Gate Appsin työlupajärjestelmän avulla yritykset voivat tallentaa ja hallita tehtaalta, rakennustyömaalta tai telakalta saatuja työlupia yhdessä paikassa. Työmaa- ja tietoturvapäälliköt saavat yleiskatsauksen työn etenemisestä ja varmistavat, että kaikki noudattavat sovittuja sääntöjä. Gate Apps on käsitellyt yli 200 000 lupaa ja palvelee päivittäin yli 10 000 teollisuustyöntekijää.