Verbesserung des Dokumentenmanagements mit Qualität und Effizienz durch mobile Dokumentation

Viele Branchen setzen noch auf Papierkram — aber warum?

In vielen Branchen basieren die Geschäftsabläufe noch immer auf dem Ausfüllen und Hin- und Herschieben von Papierdokumenten. Verschiedene Inspektionen und Berichte werden oft an Feldeinsatzorten erstellt, aber es kann lange dauern, bis diese Dokumente die Zentrale erreichen. Technische Berichte werden manchmal nur teilweise vor Ort ausgefüllt und später vervollständigt.

Je breiter der Betrieb und je länger Dokumente unterwegs sind, desto fehleranfälliger wird der Prozess. Papiere können beschädigt werden oder verloren gehen, und viele wichtige Beobachtungen werden vergessen. Diese Fehler können kostspielig sein — in Form von entgangenem Umsatz oder Reklamationen.

Mit der mobilen Dokumentation von Gate Apps können Formulare und Berichte direkt vor Ort mit jedem Mobilgerät ausgefüllt werden. Das beschleunigt und vereinfacht den Prozess: Daten werden sofort gespeichert, Berichte werden sofort weitergeleitet und alles ist einfach an einem Ort zu finden.

Die Effizienz dieser Lösung wird gut demonstriert durch Icopal Katto Oy, wo die für die Erstellung von 2.500 Jahresberichten benötigte Zeit dank der mobilen Dokumentation von Gate Apps auf ein Drittel sank.

Mobile Dokumentation: Nicht nur ein Werkzeug — ein kompletter Werkzeugkasten

Mobile Dokumentation funktioniert als eigenständige Anwendung, wird aber besonders leistungsfähig, wenn sie in das vollständige Lifecycle-Management von Dokumenten integriert wird. Sie ermöglicht die Verwaltung des gesamten Workflows, von der Auftragsbearbeitung und Serviceausführung über die Markierung als erledigt, die Informationsübermittlung an den Kunden bis hin zur Rechnungsstellung.

Typische Anwendungsfälle umfassen verschiedene Feldinspektionen, Übergaben, Transportprotokolle, Standorteinweisungen, Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie Aufsichts- oder Prüfungszwecke.

Vorausblickend ermöglicht die mobile Dokumentation auch eine schnellere Angebotserstellung direkt vor Ort.

Benutzerfreundlichkeit macht mobile Dokumentation zum unverzichtbaren Assistenten

Die mobile Dokumentation von Gate Apps erfordert kein IT-Projekt für den Start. Sie ist sofort einsatzbereit, komplett mit Dokumentenvorlagen im Corporate Design Ihres Unternehmens. Die Anwendung kann mit der Microsoft-Benutzerverwaltung für Single Sign-on verknüpft werden. Erstellte Dokumente können automatisch in Microsofts Dokumentenmanagementsystem übertragen werden.

Darüber hinaus bringt Gate Apps starke Fähigkeiten in der Nutzung geografischer Daten mit. Die App kann anzeigen, wo eine Inspektion durchgeführt wurde, wo noch Aufgaben verbleiben, und all dies auf einer Kartenansicht visualisieren.

Als Sahnehäubchen generiert Gate Apps klare, professionell aussehende Ausdrucke mit minimalem Aufwand. Da auch Subunternehmer und Partner als Benutzer eingebunden werden können, werden Prozesse reibungsloser.

Warum einen Papierkrieg führen, wenn alles per Knopfdruck erledigt werden kann — direkt vom Feld aus?