Arbeitserlaubnisprozess?

Arbeitserlaubnisprozess (engl. Permit-to-Work) ist ein Dokumentationsmanagementprozess, der risikoreiche Tätigkeiten am Arbeitsplatz steuert. Er stellt sicher, dass geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, bevor die Arbeit begonnen wird, was das Risiko von Unfällen, Verletzungen und Gefährdungen verringert.

Im Arbeitserlaubnisprozess spielen die Arbeitnehmer eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung, dass risikoreiche Tätigkeiten sicher und vorschriftsgemäß ausgeführt werden. Ein typischer Prozess in der Rolle des Arbeitnehmers umfasst normalerweise:

1. Genehmigung beantragen – Wenn ein Mitarbeiter beauftragt wird, eine Tätigkeit auszuführen, die eine Arbeitserlaubnis erfordert, muss er das Genehmigungsverfahren einleiten, indem er einen Antrag ausfüllt oder seinen Vorgesetzten benachrichtigt.

2. Risikobewertung – Mitarbeiter können verpflichtet sein, am Risikobewertungsprozess der Aufgabe teilzunehmen. Dies bedeutet, potenzielle Gefahren zu identifizieren und Risiken zu bewerten.

3. Einhaltung von Sicherheitsverfahren und Genehmigungsbedingungen – Mitarbeiter müssen die in der Arbeitserlaubnis festgelegten Sicherheitsanweisungen befolgen. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung von Anweisungen zur Verwendung spezieller Sicherheitsausrüstung, die Umsetzung von Überwachungsmaßnahmen sowie die Einhaltung von Arbeitsbereichen und Zeitvorgaben.

4. Melden von Gefahren oder Vorfällen – Mitarbeiter müssen über alle Gefahren, Beinaheunfälle oder Vorfälle berichten, die sich während der zulässigen Arbeit ereignen. Dies trägt dazu bei, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, um Unfälle und Verletzungen zu verhindern.

Sicherheitsverfahren

Damit alle am Arbeitserlaubnisprozess teilnehmen und die vereinbarten Regeln einhalten können, ist es wichtig, dass am Arbeitsplatz ein offiziell dokumentiertes Sicherheitsverfahren vorhanden ist. Sicherheitsverfahren sollten detaillierte und klare Abschnitte enthalten, um die sichere Durchführung von Hochrisikotätigkeiten zu gewährleisten:

1. Bestimmen Sie die Arten von Arbeitserlaubnissen und die Szenarien, in denen das Genehmigungssystem erforderlich ist

2. Überprüfen Sie die verschiedenen Phasen des Genehmigungsverfahrens

   • Wie wird die Genehmigung beantragt/gefordert?

   • Wie wird die Arbeit durchgeführt?

   • Wie wird die Genehmigung geschlossen und wer ist verantwortlich nach der Arbeit?

3. Definieren Sie die Rollen und Verantwortungen

   • Wer füllt das Genehmigungsformular aus (Empfänger, Erteiler oder jemand anderes)?

   • Wer stellt sicher, dass alle Sicherheitsmaßnahmen durchgesehen und die Risiken bewertet wurden?

   • Wer erteilt/widerruft Genehmigungen?

   • Wer ist der Arbeitsleiter?

   • Wer ist für die Nachprüfung verantwortlich?

Beispiel für einen allgemeinen Arbeitserlaubnisprozess auf einer Baustelle

Warum ist das Genehmigungssystem auf Baustellen wichtig 

Das wohl wichtigste Ziel des Arbeitserlaubnismanagements ist die Verbesserung der Sicherheitskultur in Organisationen. Neben der Sicherheit und dem Wohlergehen der Mitarbeiter bietet das (digitale) Arbeitserlaubnismanagement auch andere Vorteile:

Verbessert die Sicherheit

Die Erteilung von Genehmigungen für Hochrisikoaufgaben erhöht das Risikobewusstsein der Mitarbeiter und Auftragnehmer. Die Mitarbeiter sind besser darauf vorbereitet, ihre Arbeit sicher auszuführen und im Notfall richtig zu reagieren.  

„Ein Feuer auf einem Kreuzfahrtschiff in der Endmontage kostet 300.000 Euro pro Minute“

Harri Koivisto, Feuerwehrchef @ Meyer Turku

Verbessert die operative Arbeit

Für Sicherheits- und Standortleiter ermöglicht der Genehmigungsprozess eine bessere Kontrolle und Übersicht über die Baustelle. Eine bessere Kontrolle fördert ein effizienteres Management von Mitarbeitern und Standorten. Genehmigungen helfen, Verfahren zu vereinheitlichen und alle dazu zu bringen, sich an die vereinbarten Regeln zu halten.  

Vor der Digitalisierung des Genehmigungsprozesses warteten die Mitarbeiter 30-60 Minuten in der Schlange, bevor sie zur Arbeit kamen. Jetzt dauert die Genehmigung und Bearbeitung auf dem Handy etwa eine Minute

Harri Koivisto, Feuerwehrchef @ Meyer Turku

Gewährleistet die Einhaltung der Anforderungen

Das Arbeitserlaubnismanagement stellt die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften durch standardisierte Verfahren, gründliche Risikobewertungen und die Dokumentation aller erforderlichen Informationen sicher. Nur qualifiziertes Personal darf unter der Aufsicht der Arbeitserlaubnis arbeiten, um die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben zu gewährleisten. Die Sicherstellung der Einhaltung minimiert das Risiko von Geldstrafen und Sanktionen für gefährliche Arbeiten.

Bietet nützliche Informationen

Genehmigungssysteme dienen als wertvolle Werkzeuge für die Sammlung von Daten zur Sicherheit, Risikomanagement und Arbeitsplatzkonformität. Mit diesen Daten können Organisationen Entscheidungen treffen, die Risiken reduzieren und Sicherheitspraktiken verbessern.

„Mit dem digitalen Werkzeug verdreifachte sich die Anzahl der Sicherheitsbeobachtungen und die Anzahl der Risiken halbierte sich“

Vesa Sell, Sicherheitschef @ Linnanmäki Amusement Park

Arten von Arbeitserlaubnissen

Für Baustellen wurden zahlreiche Arten von Arbeitserlaubnissen und -karten entwickelt, die risikoreiche Tätigkeiten oder schwierige Umgebungen berücksichtigen. Die Arten von Arbeitserlaubnissen stellen sicher, dass Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter und zur Verhinderung von Unfällen getroffen wurden. Hier sind gängige Arten von Arbeitserlaubnissen:

• Tulityölupa: Der häufigste Erlaubnistyp in Finnland und auch in vielen anderen Ländern geregelt. Erlaubt die Arbeit, wenn offene Flammen, Funken oder hohe Temperaturen, wie Schweißen, Schneiden oder Löten, beteiligt sind.

• Behältererlaubnis: Erlaubt den Zugang zu engen Räumen wie Tanks, Schiffsstrukturen oder unterirdischen Bereichen.

• Kaltarbeitserlaubnis: Wird für Aufgaben in kalten Umgebungen erteilt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über angemessene Schutzkleidung und Sicherheitsmaßnahmen verfügen.

• Elektrikerlaubnis: Tätigkeiten, die elektrische Installationen, Reparaturen oder Wartungen betreffen und die Einhaltung von elektrischen Sicherheitsstandards sicherstellen. 

• Abschaltung/Kennzeichnung (LOTO): Ermöglicht die Isolierung von Energiequellen, um das unbeabsichtigte Einschalten von Geräten während Wartungs- oder Reparaturarbeiten zu verhindern.

• Höhenarbeit: Erlaubt Arbeiten in großen Höhen, wie Arbeiten auf Gerüsten, Dächern oder erhöhten Plattformen, um sicherzustellen, dass Absturzsicherheitsmaßnahmen vorhanden sind.

• Strahlenarbeiten: Erlaubt Arbeiten, die Strahlenquellen beinhalten, und legt die Sicherheitsmaßnahmen und Expositionsgrenzen fest. 

• Asbestdemontageerlaubnis: Erlaubt Arbeiten, die die Handhabung oder Entfernung von asbesthaltigen Materialien beinhalten, um die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften sicherzustellen.

Wie wird das Arbeitserlaubnissystem eingeführt?

Die Implementierung eines Arbeitserlaubnissystems erfordert sorgfältige Planung, Kommunikation und Schulung, um es effektiv in bestehende Sicherheitsmanagementpraktiken zu integrieren:

1. Bewertung der vorhandenen Sicherheitspraktiken

Bewerten Sie die vorhandenen Sicherheitsverfahren, Protokolle und Risikomanagementpraktiken, um Stärken, Schwächen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Identifizieren Sie Hochrisikotätigkeiten oder Aufgaben, die Genehmigungen erfordern. Stellen Sie sicher, dass geeignete Überwachungsmaßnahmen getroffen wurden, um Risiken zu reduzieren.

2. Entwicklung von Verfahren und Systemen für Arbeitserlaubnisse

Entwickeln Sie standardisierte Verfahren zur Erteilung, Genehmigung und Verwaltung von Genehmigungen. Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des am Genehmigungsprozess beteiligten Personals, einschließlich Mitarbeiter, Vorgesetzte, Sicherheitsmanager und Management. Kartieren Sie die Standorte und Arbeitsbereiche mit Hochrisikotätigkeiten.

3. Test und Pilotimplementierung

Führen Sie einen Pilottest des Arbeitserlaubnissystems in einer kontrollierten Umgebung durch, um mögliche funktionale Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren. Sammeln Sie Feedback von Benutzern und Interessengruppen, um das System vor der vollständigen Implementierung zu verfeinern.

Kommunikation und Engagement

Kommunizieren Sie die Implementierung und die Ziele des Arbeitserlaubnissystems an alle Interessengruppen. Schulen Sie die Hauptbenutzer und bieten Sie Schulungsmaterialien für andere Benutzer an, wie Auftragnehmer, um Genehmigungen zu beantragen und zu aktivieren.

5. Weiterentwicklung

Legen Sie Mechanismen für die kontinuierliche Überwachung, Bewertung und Verbesserung des Arbeitserlaubnissystems fest. Überprüfen Sie regelmäßig Leistungskennzahlen, Unfallberichte und Benutzerfeedback, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.

Digitalisierung des Arbeitserlaubnissystems

Ein entscheidender Teil der erfolgreichen Implementierung des Arbeitssystems besteht darin, die Vorteile der Digitalisierung des Prozesses zu bewerten. Mit dem Gate Apps Arbeitserlaubnissystem können Unternehmen Genehmigungen von Fabriken, Baustellen oder Werften an einem Ort speichern und verwalten. Standort- und Sicherheitsmanager erhalten einen Überblick über den Arbeitsfortschritt und stellen sicher, dass alle die vereinbarten Regeln einhalten. Gate Apps hat über 200.000 Genehmigungen verarbeitet und betreut täglich über 10.000 Industriearbeiter.