Wenn wir uns dem neuen Haushaltszyklus nähern, kommen wir oft zu der Frage: „Wenn wir zu einem digitalen Genehmigungs‑ zu‑Arbeiten (PTW) / Kontrollsystem wechseln (oder es verbessern), was sind die tatsächlichen Kosten - und was sollten wir in das Budget einbeziehen?“

Um die Frage zu beantworten, haben wir eine praktische Aufschlüsselung vorbereitet, die Ihnen helfen soll, die Investition zu rahmen - mit subtilen Hinweisen darauf, wie sich Gate Apps in diesem Bereich positioniert.

Dieser Artikel soll hilfreich für Personen sein, die Genehmigungen erteilen, Budgets aufstellen und digitale Genehmigungssysteme erwerben, wie Sicherheitsdirektoren, Werksleiter oder Einkäufer.

Die Kostenkomponenten

Wenn Sie ein PTW-System bewerten, sind die Gesamtkosten mehr als nur die Software-Abonnementkosten. Typischerweise fallen die Kosten in diese Kategorien:

Bewertung / interne Zeit

Stunden des Projektteams (HSEQ, Betrieb) zur Bewertung der aktuellen Situation, Ermittlung der Vorlagen / Verfahren, Festlegung von Zielen und Anforderungen

Schlüsselvariablen / Kosten

Wenn wir einen bestehenden Prozess haben, ist das normalerweise ziemlich unkompliziert. Oft gibt es sichtbare oder verborgene Bedürfnisse, das System weiterzuentwickeln, und es ist wichtig, die richtigen Interessengruppen zur Teilnahme zu gewinnen.

Bei Gate Apps können wir Ihnen helfen, die Bewertung durchzuführen, aber oft können wir Ihnen auch bei der Entwicklung des Systems helfen - unsere Onboarding-Workshops sind eigentlich dafür konzipiert.

Software / Lizenzierung / Abonnement

Die wiederkehrende Gebühr für den Zugang zur Plattform

Schlüsselvariablen / Kosten

Anzahl der Arbeitsorte, Anzahl der Genehmigungen pro Monat, Funktionsebenen, API- oder Integrationsbedürfnisse, benutzerdefinierte Workflows.

Gate Apps bietet beispielsweise ein Startup-„Lite“-Tier (≈ €120/Monat) und höhere Tiers (Standard, Standard+ bei €280 / €420) bevor es zu Unternehmenspreisen übergeht. gate-apps.com

Onboarding & Einrichtung / Kick-off

Konfiguration, Vorlageneinrichtung, initiales Training, Datenimport, Benutzerrollen, Berechtigungslogik

Schlüsselvariablen / Kosten

Je individueller Ihre Workflows oder Altsysteme sind, desto höher sind diese Kosten.

Bei Gate Apps erfolgt das normale Onboarding in der Regel in einem Kick-off-Meeting und einer Hauptbenutzerschulung. Komplexere Pakete umfassen zusätzlich 2-3 Design-Workshops. gate-apps.com

Interne Zeit / Interne Ressourcenkosten

Stunden des Projektteams (HSEQ, IT, Betrieb), Workshops, Change Management

Schlüsselvariablen / Kosten

Es ist leicht, das zu unterschätzen: die Zeit zur Definition von Workflows, das Testen des Systems, das Anpassen des Systems, das Anpassen von Formularen, Korrekturen und die Schulung des Teams.

 Dies ist tatsächlich ein iterativer Prozess - oft ist es vorteilhafter, irgendwo zu beginnen und iterativ fortzufahren - z.B. mit einem einfachen Prozess zu beginnen und diesen weiter zu verbessern, während wir Erfahrungen in der digitalen Welt sammeln.

Integration / APIs / Technische Infrastruktur

Verknüpfung mit ERP, HR-Systemen (für Kompetenzen/Qualifikationen), AD/SSO, Karten, anderen Systemen

Schlüsselvariablen / Kosten

Selbst „Standardintegrationen“ erfordern oft technischen Aufwand; benutzerdefinierte erfordern noch mehr Aufwand.

Authentifizierung/SSO sollte standardmäßig eingerichtet werden, unsere typischen Integrationsszenarien umfassen den Austausch von Informationen zu Arbeitern/Qualifikationen, beispielsweise aus einem E-Learning-System oder einem HR-Register. Dies kann als einfacher Import/Export oder als kontinuierliche Integration erfolgen.

Weitere mögliche Integrationen umfassen Verbindungen zu ERP/Wartungssystemen für Arbeitsauftragsinformationen, Standortmanagement (z.B. Kartierungssysteme, BIMs) und Berichtssysteme wie Power BI. Diese sind natürlich alle optional und können später hinzugefügt werden.

Wartung, Unterstützung, Upgrades

Fortlaufende Unterstützung durch den Anbieter, Versionsupdates, Anpassungen, Fehlerbehebungen

Schlüsselvariablen / Kosten

Einige Versionen beinhalten Support; Unternehmens- oder benutzerdefinierte Ausgaben können zusätzliche Wartungsgebühren folgen. In großen Umgebungen sollten Sie auch auf regelmäßige Anpassungen / Prozessänderungen vorbereitet sein, insbesondere während des Onboarding- / Lernprozesses.

Geräte- / Konnektivitätskosten

Mobile Geräte, Tablets, Netzwerkverbindungen im Feld, GIS / Kartenlizenzierung

Schlüsselvariablen / Kosten

Wenn Ihre Benutzer in abgelegenen oder offline Bereichen arbeiten, benötigen Sie möglicherweise robuste Geräte, lokale Karten, Offline-Synchronisationsmöglichkeiten.

Schätzung der Einrichtung & Kosten - Ein Beispiel

Hier ist ein grobes Beispiel für einen mittelgroßen Standort:

• Software: Angenommen, Sie wählen einen „Standard“-Plan für einen Standort: €280/Monat → ~€3,360/Jahr

• Einrichtung / Onboarding: Angenommen, 3–5 Tage Beratung/Workshops (einschließlich internes Team), sagen wir €5,000

• Kosten interner Zeit: Wenn 3 Personen jeweils 20 Stunden über einige Monate investieren (HSEQ, Ops, IT) - das sind vielleicht 60 Stunden × €80 = ~€4,800

• Integration / Gerät / Unterstützung: Lassen Sie uns einen Puffer einplanen: €3,000–€5,000, falls Sie zusätzliche Geräte, Tablets oder ähnliches benötigen

ersten Jahrkönnte Ihre Investition im Bereich von€10,000 - €20,000 landen (für einen Standort, einschließlich interner Ressourcen) für eine gut abgesteckte Implementierung. Komplexere Setups erfordern ein höheres Budget und natürlich können Sie mit den einfachsten Grundlagen beginnen.

In den Folgejahren könnten Ihre wiederkehrenden Kosten (Lizenz + Unterstützung + inkrementelle Anpassungen) auf €5,000–€15,000 zurückgehen, abhängig von Umfang und Anpassung.

Wenn Sie mehrere Standorte verwalten, werden die zusätzlichen Kosten pro zusätzlichem Standort (Lizenzierung, leichte Einrichtung) oft günstiger.

Dinge, die zu beachten sind (über den Preis hinaus)

Nicht alle Kosten können direkt im Budget kalkuliert werden - einige Dinge, die Sie bei der Überprüfung Ihres PTW-Systems in Betracht ziehen sollten, sind:

• Benutzerakzeptanz & Änderungsmanagement
  Selbst die beste Software versagt, wenn Betreiber oder Vorgesetzte sich dagegen wehren oder sie nicht richtig nutzen. Berücksichtigen Sie im Budget Schulungen, Nachverfolgungen, Unterstützung, „Champignonbenutzer.“

• Komplexität des Workflows
  Wenn Ihre Genehmigungs-Workflows viele bedingte Schritte, parallele Genehmigungen, SIMOPS-Logik oder komplexe Energieisolierungen beinhalten, wird die Anpassung die Kosten und das Risiko in die Höhe treiben.

• Skalierbarkeit & Rollout-Phasen
  Erwägen Sie Phasierung: Beginnen Sie mit wenigen Genehmigungsarten (z.B. heiße Arbeiten oder geschlossene Räume), bevor Sie alles ausrollen. Das phasiert das Risiko und verteilt die Kosten.

• Offline / Remote-Betrieb / Vernetzung
  Wenn Arbeiten in abgelegenen Gebieten ohne Konnektivität durchgeführt werden sollen, benötigen Sie Offline-Synchronisation, Geräteverwaltung, Caching usw.

• Pilot-, Test- und Rollback-Strategie
  Budgetieren Sie Zeit und Kosten für einen Pilotversuch, Benutzerfeedback, Anpassungen und mögliche Rückschritte während des Übergangs.

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Warum jetzt?

• Wenn Sie „einen Platz reservieren“ müssen im Budget des nächsten Jahres: eine glaubwürdige Schätzung zu zeigen, hilft den Interessengruppen, Ihrem Vorschlag zu vertrauen.

• Früherer Start = reibungsloserer Rollout: wenn Sie im Q1 oder Q2 starten, haben Sie Pufferzeit für Tests und vermeiden Verzögerungen.

• Überraschungen während der Beschaffung vermeiden: wenn Ihre Schätzungen alle Vektoren (intern, extern, Risikomarge) berücksichtigen, reduzieren Sie das Risiko von Budgetüberschreitungen.

• Die Grundlage für den Business Case schaffen: Sobald die Kosten klar sind, können Sie Einsparungen, ROI und Risikominderungen schichten — die wir im Folgeartikel behandeln werden. 

Warum Gate Apps?

Gate Apps positioniert sich als moderne, konfigurierbare PTW-Lösung mit klaren gestaffelten Preisen (Lite, Standard, Standard+, Enterprise), um Organisationen auf unterschiedlichen Reifestufen gerecht zu werden. gate-apps.com

Gate Apps betont schnelles Onboarding und kartenbasierte visuelle Ansichten von Arbeitsstandorten, Genehmigungserstellung über mobile Geräte oder Desktop sowie Flexibilität im Umgang mit Standardvorlagen (heiße Arbeiten, geschlossene Räume usw.). gate-apps.com

In Ihrem Budgetvorschlag, nach der Vorstellung Ihrer unabhängigen Schätzung, könnten Sie eine Platzhalterzeile einfügen: „Gate Apps (Standard- oder Plus-Tier) — €280 oder €420/Monat für einen Standort (plus Einrichtung/Training)“ als eine der Benchmark-Optionen.