Was ist Permit-to-Work (PTW) und warum ist es wichtig?

Was ist Permit-to-Work?

Permit-to-Work (PTW) ist ein Dokumentenmanagementprozess, der risikoreiche Aktivitäten an einem Arbeitsplatz autorisiert und kontrolliert. Er stellt sicher, dass vor Arbeitsbeginn die richtigen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, wodurch das Risiko von Unfällen, Verletzungen und Zwischenfällen verringert wird.

PTW sollte verwendet werden, wenn potenzielle Gefahren bestehen, wie:

• Feuer und Explosionen – durch Aktivitäten mit offenem Feuer, Funken, brennbaren Materialien oder explosiven Stoffen.
• Elektrische Gefahren – Arbeiten an oder in der Nähe von stromführenden elektrischen Geräten, einschließlich Stromschlag, Lichtbogen und Stromschlag
• Enge Räume – begrenzte Ein- und Ausgänge oder schlechte Belüftung
• Giftige Substanzen – schädliche Chemikalien, Gase oder Materialien, die Gesundheitsprobleme oder Umweltschäden verursachen können.
• Arbeiten in der Höhe – Stürze von erhöhten Plattformen, Gerüsten, Leitern oder Dächern.
• Strahlung – Röntgenstrahlen, radioaktive Materialien oder Lasergeräte

Prozess und Verfahren für die Arbeitserlaubnis

Bei einem Arbeitserlaubnisverfahren spielen die Arbeitnehmer eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass risikoreiche Tätigkeiten sicher und konform durchgeführt werden. Der typische Prozess umfasst aus Sicht der Arbeitnehmer in der Regel:

1. Beantragung der Genehmigung: Wenn einem Arbeitnehmer eine Aufgabe zugewiesen wird, für die eine Arbeitsgenehmigung erforderlich ist, muss er den Genehmigungsantragsprozess starten, indem er ein Genehmigungsantragsformular ausfüllt oder seinen Vorgesetzten benachrichtigt.

2. Risikobewertung: Arbeitnehmer müssen möglicherweise am Risikobewertungsprozess für die Aufgabe teilnehmen. Dabei geht es um die Identifizierung potenzieller Gefahren und die Bewertung von Risiken.

3. Befolgen von Sicherheitsverfahren und Genehmigungsbedingungen: Arbeitnehmer müssen die in der Arbeitserlaubnis beschriebenen Sicherheitsprotokolle befolgen. Dazu gehört das Befolgen spezifischer Anweisungen zur Verwendung von Sicherheitsausrüstung, das Implementieren von Kontrollmaßnahmen und das Einhalten von vorgesehenen Arbeitszonen und Zeitlimits. 

4. Meldung von Gefahren oder Vorfällen: Arbeitnehmer müssen alle Gefahren, Beinaheunfälle oder Vorfälle melden, die während der zulässigen Arbeit auftreten. Dadurch wird sichergestellt, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, um Unfälle und Verletzungen zu verhindern.

Damit jeder am Arbeitserlaubnisverfahren teilnehmen und vereinbarte Regeln befolgen kann, ist es wichtig, dass am Arbeitsplatz ein formales, schriftlich festgehaltenes Sicherheitsverfahren vorhanden ist. Sicherheitsverfahren sollten detaillierte und klare Komponenten enthalten, um die sichere Durchführung von Aktivitäten mit hohem Risiko zu gewährleisten:

1. Definieren Sie die Arten von Arbeiten und Szenarien, für die ein PTW-System erforderlich ist.
2. Erläutern Sie die Schritte im Genehmigungsprozess
   • Antrag/Erteilung der Genehmigung
   • Arbeitsausführung
   • Abschluss der Genehmigung und Pflichten nach der Arbeit
3. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten
   • Wer füllt das Genehmigungsformular aus (Empfänger, Aussteller oder andere?)
   • Wer stellt sicher, dass alle Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind und Risiken bewertet werden?
   • Wer erteilt/widerruft Genehmigungen?
   • Wer ist der Vorgesetzte der Arbeit?
   • Wer ist für die Nachinspektion verantwortlich?

Das vielleicht wichtigste Ziel des Arbeitserlaubnismanagements ist die Verbesserung der Sicherheitskultur in den Organisationen. Über die Sicherheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer hinaus bietet das (digitale) Arbeitserlaubnismanagement noch weitere überzeugende Vorteile.

Durch die Erteilung von Genehmigungen für Aufgaben mit hohem Risiko wird das Risikobewusstsein der Arbeiter und Auftragnehmer geschärft. Die Arbeiter sind besser darauf vorbereitet, die Arbeit sicher auszuführen und im Notfall richtig zu reagieren.  

„Ein Brand auf einem Kreuzer in der Endphase der Ausrüstung kostet 300.000 Euro pro Minute“

Harri Koivisto, Fire Manager Meyer

Für Sicherheits- und Baustellenleiter ermöglicht das Genehmigungsverfahren den kontrollierten Zugang, d. h. es verschafft ihnen einen besseren Überblick über die Baustelle, was zu einer effizienteren Verwaltung von Arbeitern und Baustellen führt. Genehmigungen helfen, die Verfahren zu standardisieren und dafür zu sorgen, dass alle die vereinbarten Regeln einhalten.  

Vor der Digitalisierung des Genehmigungsprozesses warteten die Mitarbeiter 30 bis 60 Minuten in einer Schlange, bevor sie zur Arbeit gehen konnten. Jetzt dauert die Ausstellung und Bearbeitung der Genehmigung über das Mobiltelefon etwa eine Minute.

Harri Koivisto, Fire Manager Meyer

Das Arbeitserlaubnismanagement gewährleistet die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften durch standardisierte Verfahren, gründliche Risikobewertungen und die Dokumentation aller relevanten Informationen. Nur qualifizierte Personen dürfen mit Genehmigungen arbeiten, wobei die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen durch Aufsicht und Kontrolle sichergestellt wird. Durch die Gewährleistung der Einhaltung wird das Risiko von Geldbußen und Strafen für gefährliche Arbeiten minimiert.

Arbeitserlaubnissysteme sind wertvolle Werkzeuge zum Sammeln von Erkenntnissen und Daten zu Sicherheitsleistung, Risikomanagement und Compliance am Arbeitsplatz. Diese Daten ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Risiken zu mindern und Sicherheitspraktiken kontinuierlich zu verbessern.

„Die Anzahl der Sicherheitsbeobachtungen wurde verdreifacht und die Risiken halbiert“

Vesa Sell, Head of Safety Linnanmäki Amusement Park

PTW umfasst eine breite Palette von Genehmigungstypen, die auf risikoreiche Aktivitäten und Umgebungen zugeschnitten sind und sicherstellen, dass Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmer und zur Vermeidung von Unfällen vorhanden sind. Hier sind die gängigen Arten von Arbeitsgenehmigungen:

• Genehmigung für Heißarbeiten: Die häufigste Genehmigungsart und in den meisten Ländern geregelt. Autorisiert Tätigkeiten mit offenem Feuer, Funken oder hohen Temperaturen, wie Schweißen, Schneiden oder Löten.
• Genehmigung für Arbeiten in engen Räumen: Erteilt die Erlaubnis zum Betreten enger Räume wie Tanks, Behälter oder unterirdischer Bereiche und legt Sicherheitsvorkehrungen und Rettungsverfahren fest.
• Genehmigung für Arbeiten in Kälte: Wird für Aufgaben in kalten Umgebungen ausgestellt und stellt sicher, dass die Arbeiter mit angemessener Schutzausrüstung und Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet sind.
• Genehmigung für Arbeiten in Elektroinstallationen: Tätigkeiten im Zusammenhang mit elektrischen Installationen, Reparaturen oder Wartungen, wobei die Einhaltung der elektrischen Sicherheitsstandards sichergestellt wird.
• Genehmigung für Isolierung (Lockout/Tagout): Ermöglicht die Isolierung von Energiequellen, um eine versehentliche Aktivierung der Geräte während Wartungs- oder Reparaturarbeiten zu verhindern.
• Genehmigung für Arbeiten in großer Höhe: Autorisiert Arbeiten in großer Höhe, wie z. B. Arbeiten auf Gerüsten, Dächern oder erhöhten Plattformen, und stellt sicher, dass Absturzsicherungen vorhanden sind.
• Aushubgenehmigung: Erteilt die Erlaubnis für Aushub- oder Grabungsarbeiten und legt Sicherheitsmaßnahmen zur Verhinderung von Einstürzen und Einstürzen fest.
• Genehmigung für Strahlungsarbeiten: Erlaubt Arbeiten mit Quellen ionisierender Strahlung und legt Sicherheitsmaßnahmen und Belastungsgrenzen fest.
• Genehmigung für Verkehrsmanagement: Erlaubt Aktivitäten, die Änderungen des Verkehrsflusses oder des Straßenzugangs beinhalten und gewährleistet die Sicherheit während des Baus, der Wartung oder des Veranstaltungsmanagements.
• Genehmigung für Asbestarbeiten: Erlaubt Arbeiten, die die Handhabung oder Entfernung von asbesthaltigen Materialien beinhalten und stellt die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften sicher.

Die Implementierung eines Arbeitserlaubnissystems (PTW) erfordert sorgfältige Planung, Kommunikation und Schulung, um seine Wirksamkeit und Integration in das bestehende Sicherheitsmanagement sicherzustellen. Hier sind die Schritte zur Implementierung eines PTW-Systems:

Bewerten Sie vorhandene Sicherheitsverfahren, Protokolle und Risikomanagementpraktiken, um Stärken, Schwächen und Verbesserungsbereiche zu ermitteln. Identifizieren Sie risikoreiche Aktivitäten oder Aufgaben, für die Genehmigungen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass geeignete Kontrollmaßnahmen vorhanden sind, um Risiken wirksam zu mindern.

Entwickeln Sie standardisierte Verfahren für die Ausstellung, Genehmigung und Verwaltung von Genehmigungen. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für das am Genehmigungsprozess beteiligte Personal, einschließlich Arbeiter, Vorgesetzte, Sicherheitsbeauftragte und Management. Planen Sie Standorte und Arbeitsbereiche mit Aktivitäten mit hohem Risiko ein.

Führen Sie einen Pilottest des Arbeitserlaubnissystems in einer kontrollierten Umgebung durch, um etwaige betriebliche Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren. Sammeln Sie Feedback von Benutzern und Beteiligten, um das System vor der vollständigen Implementierung zu verfeinern.

Kommunizieren Sie die Umsetzung und Ziele des Arbeitserlaubnissystems an alle Beteiligten, einschließlich Arbeiter, Vorgesetzte und Management. Integrieren Sie die Hauptnutzer und stellen Sie Schulungsmaterial für andere Benutzer bereit, z. B. Leitfäden für Auftragnehmer zum Beantragen und Aktivieren von Genehmigungen.

Richten Sie Mechanismen zur kontinuierlichen Überwachung, Bewertung und Verbesserung des Arbeitserlaubnissystems ein. Überprüfen Sie regelmäßig Leistungskennzahlen, Vorfallberichte und Feedback von Benutzern, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.

Ein entscheidender Teil der erfolgreichen Implementierung des Permit-to-Work-Systems besteht darin, die Vorteile der Digitalisierung des Prozesses zu bewerten und mit der Nutzung von Permit-to-Work-Software zu beginnen. Mit der Permit-to-Work-Software von Gate Apps können Unternehmen alle Arbeitsgenehmigungen von der Fabrik, der Baustelle oder der Werft an einem Ort speichern und verwalten. Site- und Sicherheitsmanager erhalten einen Überblick über den Arbeitsfortschritt und können sicherstellen, dass alle die vereinbarten Regeln einhalten. Gate Apps hat über 200.000 Genehmigungen verarbeitet und bedient täglich einen Benutzerstamm von mehr als 10.000 Industriearbeitern.