Työlupaprosessin siirtäminen sähköiseen muotoon säästää aikaa ja vaivaa. Vielä tärkeämpää on kuitenkin turvallisuus. Mitä helpompaa ja nopeampaa työlupien käsittely on, sitä sujuvampaa on myös varmistuminen siitä, että esimerkiksi työmaa on valmisteltu oikein ja että töitä ei tehdä ilman vaadittuja pätevyyksiä. Gate Apps työlupasovelluksella kaikki tarvittava tieto on aina taskussa.
Hyödyt huomioiden ei olekaan ihme, että sovellus yleistyy kiihtyvää tahtia. Gate Appsin avulla käsitellyissä työluvissa ohitettiin kuluvan vuoden huhtikuussa 100 000 kappaleen virstanpylväs. Määrä on sitä luokkaa, että moni toimija ei Suomessa yllä vastaavaan. Lupamäärien karttumista ei ole vain odotettu, vaan muodostunut kokemus on kanavoitu niin nykyisten kuin tulevien asiakkaiden eduksi Gate Appsin tuotekehityksessä. Tuloksena ovat alati sujuvammat lupaprosessit sekä sovelluksen entistäkin laadukkaampi sisältö.
Mitä suuresta määrästä työlupia on opittu?
Vaikka eräs Gate-sovellusten parhaita puolia on pääsy eroon paperisodasta, ei käyttöönotossa kannata välttämättä keskittyä vain papereiden muuttamiseen sähköiseen muotoon. Kun hieman ajatustyötä uhrataan myös siihen, millainen juuri oman lupaprosessin kannattaisi olla sähköisenä, lopputulos yksinkertaistaa, nopeuttaa ja tehostaa toimintaa merkittävästi.
Sopivan ratkaisun kartoittaminen käynnistyy usein siitä, kun asiakas toteaa tarvitsevansa luvan mutta olevansa epätietoinen siitä, millainen sen pitäisi olla. Mittavan lupamäärän myötä Gate Appsilla on tultu melkoisen hyviksi työlupaprosesseissa sekä sen tunnistamisessa, mitkä ovat keskeisiä ominaisuuksia niin lupia kirjottaville, käsitteleville kuin vastaanottaville tahoille. Nykyisin asiakasta voidaan jo käyttöönottovaiheessa tukea ja opastaa sen suhteen, miten sähköisen luvan on järkevää toimia. Tässä sovitetaan yhteen se, mitä asiakas toivoo ja miltä osin asioita on hyödyllistä miettiä ja tehdä uusiksi.
Sähköisen lupasovelluksen tehokkuus korostuu sitä enemmän, mitä monipolvisemmasta lupaprosessista on kysymys – toisin sanottuna, minkälaisen elinkaaren lupa käy läpi. Toisinaan lupa siirtyy heti käytön jälkeen arkistoon, mutta vastaavasti se voi käydä läpi riskiarvioita, turvatarkastuksia, kuittauksia ja muita vaiheita, joissa se elää viikkoja tai kuukausia. Gate Apps ei ainoastaan tarjoa alustaa, vaan auttaa asiakkaitaan juuri tällaisessa prosessien määrittelyssä. Lisäksi sovellusten kytkeytyvyyden ansiosta dokumentit voidaan tallentaa ja noutaa kätevästi asiakkaan oman Microsoft-dokumentinhallinnan avulla.
Työlupasovelluksessa keskeistä myös sisältö
Prosessin ohella toinen puoli asiaa on sovelluksen sisältö eli esimerkiksi se, millaisia lupapohjia kulloinkin käytetään. Myös tässä Gate Appsilla ollaan kokemuksen kautta jatkuvasti viisaampia. Lupapohjat ja niihin liittyvät tarpeet käydään asiakkaan kanssa läpi sovelluksen käyttöönotossa.
Suuren lupamäärän ansiosta tarjolla on kaiken aikaa enemmän valmiita ratkaisuja, joita voidaan soveltaa tarvittavin ja usein yksinkertaisin muutoksin. Esimerkiksi tulityölupa, josta myös Gate Appsin työluparatkaisut ovat lähtöisin, pohjautuu tyypillisesti vakiolomakkeelle, johon tehdään asiakkaan tarpeita ja vaatimuksia vastaavat muutokset.
Toisinaan kyseessä voi olla vaikkapa suuri monikansallinen yritys, jolla on ymmärrettävistä syistä tarkasti ennalta määritellyt käytännöt ja vaatimukset. Asiakkaalla voi olla valmis pohja, jonka täytyy olla sovelluksessa juuri samanlainen. Vaikka sovellus ei tarjoaisi tähän työkaluja suoraan paketista, Gate Apps voi joustavasti toteuttaa asiakaskohtaisia komponentteja, joita ei muutoin tulisi vastaan aivan joka päivä.
Gate Työluvat -sovelluksen lähtökohta ja keskeisin kehitystä määrittävä tekijä on aina ollut mobiilikäyttö. Sovellus ei siis vaadi monimutkaisten dokumenttien täyttämistä suurella ruudulla, vaan toimii missä tahansa päätelaitteessa ja vastaa notkeasti kenttätyön vaatimuksiin. Lisäksi sovelluksessa kirjattu lupa voidaan taittaa visuaalisesti juuri sellaiseksi kuin asiakas tarvitsee esimerkiksi PDF-tulosteissaan.
