Meyer Turun telakalla työskentelee päivittäin kuutisen tuhatta työntekijää, joista laivalla noin 3000. Mukana on sekä omia työntekijöitä että alihankkijoita – laivanrakennuksen monimutkaisessa ja tarkasti valvotussa ympäristössä. Turvallisuus on erittäin tärkeää.

Apulaispalopäällikkö Ville Rahkala on käyttänyt Gate Appsin digitaalista työlupajärjestelmää vuosien ajan. Hän on ollut mukana kehittämässä ratkaisua yhdessä Gate Appsin tiimin kanssa, jotta se tukisi laivan päällä tehtävää työtä parhaalla mahdollisella tavalla.

Helppokäyttöisyys ja toimintamallin muutos lähtökohtana

“Lähtökohtamme oli selkeä: tarvitsemme telakan palokunnassa reaaliaikaisen tiedon kaikista tulityöluvista ja tekijöiden näkökulmasta digitaalisen työkalun pitää olla erittäin yksinkertainen ja helppo käyttää,” Rahkala kertoo.

Koska telakka on verkostomainen työympäristö, haluttiin varmistaa, että järjestelmä toimii sujuvasti kaikilla käyttäjillä – myös alihankkijoilla – suoraan omalla matkapuhelimella.

“Mietimme, voisiko prosessi toimia niin, että tekijät vain ilmoittavat meille, mitä tulityötä ja missä he tekevät. Sen jälkeen palomiehet käyvät tarkistamassa riskialtteimmat paikat. Samalla, kun otimme käyttöön digitaalisen työlupajärjestelmän, uudistimme myös toimintamallin,” Rahkala kuvaa.

Digitaalinen järjestelmä säästää aikaa ja resursseja

Aiemmin palomiehet kirjoittivat joka aamu satoja lupia ennen kuin työt pääsivät käyntiin. Nyt palokunnan hyväksyttäväksi tulee päivittäin vain muutamia kymmeniä lupia, vaikka voimassa olevia lupia on edelleen 500–600.

“Tämä toimintatapa ei olisi mahdollinen ilman digitaalista järjestelmää. Tekijöiden verkosto on ollut muutokseen tyytyväinen – lupia ei tarvitse enää odotella, ja säästämme huomattavasti aikaa. Hyöty näkyy suoraan myös laivan kokonaisaikataulussa,” Rahkala kertoo.

Palomiesten aikaa ja energiaa vapautuu olennaiseen: turvallisuuden varmistamiseen ja ennaltaehkäisevään työhön lupien kirjoittamisen sijaan.

Yhteistyö ja vastaanotto ylittivät odotukset

“Uuden toimintamallin ja digitaalisen työlupajärjestelmän vastaanotto yllätti positiivisesti – kaikki ottivat sen hyvin vastaan! Kun tehdään jotain täysin uutta, näin ei aina käy,” Rahkala hymyilee.

Vaikka järjestelmä on jo osoittanut toimivuutensa, kehitystyö jatkuu: “Pieniä asioita voidaan aina parantaa ja tehdä entistä yksinkertaisemmiksi. Yksinkertaisuus ja helppokäyttöisyys ovat meille edelleen kaiken perusta. Seuraavaksi haluamme laajentaa järjestelmän käytön laivojen lisäksi myös halleihin ja muihin työvaiheisiin. Tavoitteena on, että järjestelmä on käytössä koko prosessin ajan – lohkovaiheesta aina luovutukseen asti”, Ville Rahkala kertoo. 

“Helppo suositella – toimii suuressa ja pienessä mittakaavassa”

Suosittelisitko Gate Appsin ratkaisua muille? Jos kyllä, miksi?

“Kyllä suosittelisin, ja se on helppoa, koska olen itse saanut olla vahvasti mukana kehitystyössä ja jättää myös oman kädenjäljen siihen miten toimimme,” Ville kertoo ja jatkaa; “Gate Appsin kanssa on ollut hyvä tehdä tätä yhdessä”.

“Ratkaisu sopii minusta kaikille, jotka haluavat hallinnoida työlupia helposti ja selkeästi. Se toimii suuressa miljöössä, jossa on paljon tekijöitä ja eri kulttuureja sekä kentällä, siellä missä työ oikeasti tapahtuu koska järjestelmä on yksinkertainen, helppokäyttöinen ja toimii massalle. Myös pienemmät tiimit voivat hyötyä siitä. Meillä työlupa ilmoituksia tehdään 700–800 päivässä, ja järjestelmä on kestänyt kuorman hyvin. Käyttökohteita on monenlaisia – ratkaisu soveltuu käytännössä kaikenlaisiin työympäristöihin.”

“Aloita tavoitteista – ja pidä asiat yksinkertaisina”

Mitä neuvoja antaisit yrityksille, jotka harkitsevat yhteistyötä Gate Appsin kanssa?

“Kannattaa lähteä liikkeelle selkeistä tavoitteista: mitä halutaan saavuttaa ja minkä ympärille kokonaisuus rakennetaan,” Ville neuvoo. “Meillä kaikki lähti yksinkertaisesta ideasta – QR-koodista. Sitten testattiin käytännössä ensin pienemmällä porukalla ja laajennettiin siitä. Tärkeintä on, että on selkeät raamit ja päämäärä, mutta samalla valmius oppia uutta”.