Kun syksy etenee budjetointiaika lähestyy, meiltä kysytään usein paljonko työlupajärjestelmä maksaa - mikä on järjestelmän todellinen kustannus – ja mitä muuta pitäisi huomioida budjetissa?”

Tämän artikkelin avulla saat käytännöllisen erittelyn investoinnin eri näkökulmista - ja muutaman pienen myyntipuheen siitä, miten Gate Apps asennoituu tässä kentässä.

Artikkeli on suunnattu työlupajärjestelmän hankintaa suunnitteleville, HSEQ- ja turvallisuuspäälliköille, tehtaiden ja laitosten kunnossapidosta vastaaville sekä hankinnalle/ostajille erityisesti budjetointia ja suunnittelua varten.

Mistä kustannukset koostuvat?

Kun suunnittelet työlupajärjestelmän päivitystä tai muutosta digitaaliseen, kokonaiskustannus on enemmän kuin pelkkä ohjelmistolisenssi. Tyypillisesti kustannukset jakautuvat seuraaviin osiin:

Esivalmistelut, sisäinen työ

Projektitiimin työt (HSEQ, operatiivinen puoli) nykytilan kartoittamisessa, lomakkeiden/prosessien selvitys, tavoitteiden ja vaatimusten määrittely

Keskeiset kustannukset

Jos prosessi on jo olemassa, suunnittelu on suoraviivaista. Usein kuitenkin löytyy kehitystarpeita, ja on tärkeää saada oikeat sidosryhmät mukaan.

Gate Appsin suunnittelutyöpajoissa prosessit käydään läpi juurta jaksaen - ne yleensä toimivat myös esimäärittelynä tarpeisiin ja tavoitteisiin.

 Ohjelmisto / lisenssi / järjestelmä

Jatkuva lisenssimaksu alustan käytöstä

Keskeiset kustannukset

Työmaiden tai saittien määrä, kuukausittaisen lupämäärät, ominaisuustasot, integraatiotarpeet, räätälöidyt työnkulut.

Esimerkiksi Gate Apps “Lite”‑taso (~ 120 €/kk) ja korkeampia tasoja (Standard, Standard+ ~ 280 €/420 €) ennen Enterprise -hinnoittelua. gate-apps.com

Käyttöönotto & aloitus

Konfigurointi, lomakepohjat, alkukoulutus, datan tuonti, käyttäjäroolit, lupasäännöt

Keskeiset kustannukset

Mitä räätälöidympi työnkulku ja mitä kattavammat prosessit, sitä korkeampi kustannus.

Gate Appsin tavallinen käyttöönotto sisältää aloituspalaverin ja pääkäyttäjäkoulutuksen; monimutkaisemmat paketit sisältävät tyypillisesti näiden lisäksi 2–3 suunnittelutyöpajaa.

Sisäinen työ, resursointi

Projektitiimin (HSEQ, IT, operatiivinen tiimi) työtunnit, workshopit, testaus, muutokset

Keskeiset kustannukset

Tämä osa aliarvioidaan usein: työnkulkujen määrittely, testaus, järjestelmän hienosäätö, lomakkeiden muokkaus, koulutus.

Tämä on yleensä iteratiivinen prosessi — usein on tehokkaampaa aloittaa yksinkertaisella prosessilla ja kehittää eteenpäin. Myös tuotannossa.

Integraatiot / API:t / tekninen infra

Liitännät ERP:hen, HR‑järjestelmiin (osaamiset/sertifikaatit), AD/SSO, kartat, muut järjestelmät

Vaikka “vakio‑integraatio” saattaa kuulostaa helpolta, tekninen työ yllättää usein; räätälöinnit lisäävät kustannusta ja mutkistavat käyttöönottoja.

Gate Apps tukee esimerkiksi SSO‑integraatiota (Azure AD / Entra ID)  ja käyttää karttapohjaisia näkymiä joiden päivittyminen on myös hyvä varmistaa.

Muita tyypillisiä liittymäkohteita ovat kunnossapitojärjestelmät, henkilörekisterit ja kulunvalvonta sekä e-learning-järjestelmät.

Ylläpito, tuki, päivitykset

Jatkuva toimittajan tuki, versio‑päivitykset, bugikorjaukset, järjestelmän hienosäätö

Keskeiset kustannukset

Joihinkin versioihin tuki sisältyy; räätälöidyt tai laajemmat ympäristöt voivat vaatia extraa. Suuremmissa ympäristöissä kannattaa varautua myös säännöllisiin päivityksiin ja muutoksiin lupaprosessissa käytön kasvaessa ja käyttäjäkunnan oppiessa lisää.

 Laitteet / yhteydet

Mobiililaitteet, tabletit, kenttäyhteydet, GIS / karttaluvat

Keskeiset kustannukset

Jos käyttäjät toimivat hankalilla alueilla, tarvitset mahdollisesti ATEX-yhteensopivat laitteet, paikalliset kartat ja mahdolliset offline‑synkronoinnin. Jossain tapaukissa on laajennettu WLAN -verkko kuuluvuuden parantamiseksi kentällä.

Kustannusarvio - esimerkki

Tässä arvio keskisuurelle työmaalle, tehdasympäristöön tai laajempaan kiinteistöön:

• Ohjelmisto: “Standard”‑paketti yhdelle työmaalle: ~280 €/kk → ~3 360 €/vuosi

• Käyttöönotto: noin 3–5 päivää konsultointia/työpajoja (sis. oma väki), pyöreästi 4 000-5000 €

• Sisäiset työt: jos 3 henkilöä käyttää 20 tuntia kukin muutaman kuukauden aikana (HSEQ, Käyttö/kunnossapito, IT) → ~60 h × ~80 €/h = ~4 800 €

• Integraatio / laitteet / tuki: ~3 000–5 000 € (jos tarvitaan kännyköitä, yhteiskäyttötabletteja tms. laitteita joita ei ole vielä olemassa)

 Eli ensimmäisenä vuonna investointi voisi olla luokkaa ~10 000–20 000 € (yhdelle työmaalle, sisältäen sisäiset resurssit) hyvin määritellyssä toteutuksessa. Monimutkaisemmat ympäristöt tarvitsevat isomman budjetin - ja toki voi aloittaa myös perustasolla kevyemmin.

 Seuraavina vuosina toistuvat kustannukset (lisenssi + tuki + pienet säädöt) saattavat laskea luokkaan ~5 000–15 000 € riippuen laajennuksesta ja räätälöinnistä.

 Kun samaan järjestelmään lisätään useampia kohteita, lisäkustannus per kohde (lisenssi, pieni käyttöönotto) tulee yleensä edullisemmaksi.

Mitä muuta huomioida (pelkän hinnan lisäksi)?

Kaikkia kustannuksia ei voi suoraan laskea budjettiin – tässä muutamia tärkeitä näkökulmia:

• Käyttäjien perehdyttäminen ja muutosjohtaminen
  Jopa paras ohjelmisto voi epäonnistua, jos operatiivinen henkilöstö tai esimiehet vastustavat tai eivät käytä sitä. Varaa budjettiin koulutusta, seurantaa, tukea, rekrytoi “champion‑käyttäjiä”.

• Työnkulkujen monimutkaisuus
  Jos lupaprosessisi sisältää monimutkaisia ehtoja, rinnakkaisia hyväksyntävaiheita, SIMOPS‑logiikkaa tai monimutkaisia energian eristämisiä, räätälöinti nostaa kustannuksia ja riskiä.

• Skaalautuvuus & vaiheittain eteneminen
  Harkitse vaiheittaista käyttöönottoa: aloita muutamalla lupatyypillä (esim. kuumatyö tai rajoitettu tila) ennen kuin laajennat kaikkiin. Se hajauttaa riskiä ja levittää kustannusta.

• Offline / etäkäyttö / verkkoyhteydet
  Jos työtä tehdään alueilla ilman vakioverkkoyhteyttä, saatat tarvita WLAN-ratkaisun kohteeseen, lisälaitteita tai tarvikkeita

• Pilotointi ja testaussuunnitelma
  Varaa aikaa ja kustannusmahdollisuus pilotille, käyttäjäpalautteen keruulle, hienosäädölle ja mahdollisille kehityssprinteille käyttöönottovaiheessa.

  
  

Miksi juuri nyt?

• Jos sinun tulee varautua asioihin ajoissa jo budjetoinnin yhteydessä uskottavan kustannusarvion esittäminen auttaa sidosryhmiä luottamaan ehdotukseesi ja parantaa järjestelmän läpimenomahdollisuuksia.

• Aikaisempi aloitus = sujuvampi käyttöönotto: keväällä (Q1/vuoden alussa) aloittaminen antaa joustoa testaukselle ja estää viiveet. Kesä on usein kiireisintä aikaa, valmista olisi hyvä olla hyvissä ajoin ennen Juhannusta.

• Vältä yllätyksiä hankintavaiheessa: jos arviot sisältävät kaikki muuttujat (sisäiset, ulkoiset, riskivara), pienennät budjetin ylityksen riskiä.

• Rakenna liiketoimintatapaus harkiten: Kun kustannukset ovat selvillä, voit myöhemmin lisätä säästöt, ROI:n ja riskien vähentämisen käytännössä - palaamme tähän seuraavan artikkelimme muodossa myöhemmin.

  
  

Miksi Gate Apps?

Gate Apps PTW on mobiilisti toimiva, moderni ja asiakkaan tarpeisiin konfiguroitava työluparatkaisu (PTW Application), jossa on selkeä hinnoittelu (Lite, Standard, Standard+, Enterprise) eri organisaatioiden kypsyystasoille.

Gate Apps korostaa nopeaa käyttöönottoa ja karttapohjaisia näkymiä työmaista, lupien luomista mobiililla tai työpöydällä sekä joustavuutta standardilomakkeiden (tulityö, suljetut tilat, korkealla työskentely jne.) käsittelyssä. gate-apps.com

Budjettiehdotukseesi voit tämän jälkeen lisätä esimerkiksi: “Gate Apps (Standard‑ tai Plus‑taso) — 280 €/kk tai 420 €/kk yhdelle työmaalle (plus käyttöönotto/koulutus)” yhtenä vaihtoehtona toiminnan kehittämiseksi.