Turvallisuushavainnot

Turvallisuushavainto on työpaikalla tehty huomio turvallisuuteen liittyvästä puutteesta tai hyvästä käytännöstä. Miksi pientenkin havaintojen kirjaaminen on tärkeää ja miten turvallisuushavaintojen systemaattinen hyödyntäminen parantaa työturvallisuutta?

Mitä ovat turvallisuushavainnot?

Turvallisuushavainnot tarkoittavat työpaikalla tehtyjä havaintoja, jotka liittyvät turvallisuuteen – nämä voivat olla vaaratilanteita, "läheltä piti" -tilanteita, puutteita turvallisuusjärjestelyissä tai jopa hyviä käytäntöjä, joista halutaan antaa tunnustusta. Havainto voi esimerkiksi olla lattialla lojuva sähkökaapeli, josta voi kompastua, huonosti kiinnitetty teline, kemikaalitynnyri ilman asianmukaista merkintää tai toisaalta työntekijän keksimä uusi tapa parantaa ergonomiaa. Oleellista on, että turvallisuushavainnon tekijä ilmoittaa havainnosta eteenpäin organisaation sovitulla tavalla, jotta tilanteeseen voidaan puuttua ennen kuin sattuu vahinko.

Turvallisuushavainnot jaotellaan usein negatiivisiin (puutteet, riskit, vaaratilanteet) ja positiivisiin havaintoihin. Positiivinen turvallisuushavainto tarkoittaa havaintoa hyvästä turvallisuusteosta tai -käytännöstä, joka ylittää arjen perustason. Esimerkiksi työntekijä, joka siivoaa säännöllisesti työpisteensä ja poistaa näin liukastumisvaarat, ansaitsee positiivisen havainnon. Positiiviset havainnot kannustavat työntekijöitä huomaamaan myös toimivia käytäntöjä, eivätkä turvallisuusasiat jää vain "virheiden metsästykseksi".

Miksi turvallisuushavaintoja kannattaa tehdä?

Jokainen turvallisuushavainto on mahdollisuus estää tapaturma ennalta. Työturvallisuudessa on tunnettu malli nimeltä Heinrichin kolmio (tai onnettomuuksien suhdeluku), jonka mukaan yhtä vakavaa onnettomuutta kohden tapahtuu kymmeniä lievempiä onnettomuuksia ja satoja "läheltä piti" -tilanteita. Ajatuksena on, että pienetkin poikkeamat tai virheet, jos niitä ei korjata, voivat ajan myötä johtaa vakavaan onnettomuuteen. Kun työntekijät tekevät turvallisuushavaintoja esimerkiksi havaituista vaaratilanteista, nämä tapahtumat voidaan korjata ja niistä oppia ennen kuin mitään vakavaa sattuu.

Turvallisuushavaintojen tekeminen on myös lakisääteistä velvollisuutta: Työturvallisuuslain (738/2002) 19 § mukaan työntekijän on viipymättä ilmoitettava esimiehelle ja tarvittaessa muille työnantajan edustajille havaitsemastaan viasta tai puutteellisuudesta, joka voi aiheuttaa vaaraa tai haittaa. Laki siis velvoittaa jokaisen työntekijän osallistumaan työpaikan turvallisuuden ylläpitämiseen ilmoittamalla havainnoista. Vaikka puute olisi jo korjattu, ilmoitus on silti tehtävä, jotta johto ja työsuojeluhenkilöstö voivat varmistaa tilanteen ja oppia siitä.

Hyödyt lyhyesti:

• Ennakointi: Havaintojen avulla puututaan riskeihin ennakolta, mikä vähentää tapaturmien todennäköisyyttä. Yrityksissä, joissa tehdään paljon havaintoja, vakavat onnettomuudet ovat yleensä harvinaisempia, koska vaaran paikat tunnistetaan ajoissa.
  
  

• Turvallisuuskulttuurin parantaminen: Kun työntekijät huomaavat, että heidän ilmoituksensa johtavat konkreettisiin toimenpiteisiin (esimerkiksi korjaaviin toimiin tai kiitoksiin hyvästä huomiosta), he kokevat turvallisuuden aidosti yhteiseksi asiaksi. Tämä lisää sitoutumista nolla tapaturmaa -ajatteluun.
  
  

• Laillinen ja eettinen vastuu: Havaintojen kirjaaminen ja käsittely osoittaa, että työnantaja ottaa työturvallisuusvastuunsa vakavasti. Se auttaa täyttämään lakisääteiset velvoitteet ja myös dokumentoi, että riskit on huomattu ja niihin on reagoitu. Tämä voi olla tärkeää esimerkiksi auditoinneissa tai onnettomuustutkinnoissa todisteena proaktiivisesta turvallisuustyöstä.
  
  

• Oppiminen ja jatkuva parantaminen: Keräämällä systemaattisesti tietoa havaituista vaaroista ja hyvistä käytännöistä, organisaatio voi analysoida, mihin turvallisuusasioihin pitäisi panostaa. Esimerkiksi jos tietyntyyppisiä läheltä piti -tilanteita ilmenee toistuvasti, voidaan järjestää kohdennettuja koulutuksia tai parantaa ohjeistuksia kyseisellä osa-alueella.
  
  

Miten turvallisuushavainnot käsitellään tehokkaasti?

Pelkkä havaintojen tekeminen ei vielä riitä, tärkeää on myös niiden tehokas käsittely. Yleensä organisaatioilla on määritelty prosessi:

1. Ilmoituksen teko: Työntekijä tekee turvallisuushavaintoilmoituksen heti havainnon tehtyään. Perinteisesti tämä on voinut tarkoittaa paperilomakkeen täyttöä tai suullista ilmoitusta esimiehelle, mutta nykyään yhä useammin käytetään sähköisiä järjestelmiä tai mobiilisovelluksia, joilla ilmoitus lähetetään reaaliajassa oikeille henkilöille.
   
   

2. Vastaanotto ja kirjaus: Työturvallisuudesta vastaava henkilö (esim. työsuojeluvaltuutettu tai turvallisuuspäällikkö) vastaanottaa ilmoituksen. Hän kirjaa sen tarvittaessa järjestelmään, jos se ei tullut automaattisesti sinne, ja luokittelee havainnon vakavuuden ja tyypin mukaan.
   
   

3. Korjaavat toimenpiteet: Havainnosta riippuen ryhdytään toimiin. Jos kyseessä on välitön vaaratilanne (esim. suojaamaton aukko lattialla), ensimmäinen askel on poistaa vaara heti. Sen jälkeen pohditaan pidemmän aikavälin ratkaisut (esim. aukkoon suojakaide). Jos havainto on lievempi, sekin kirjataan ylös ja sille asetetaan vastuuhenkilö ja deadline korjaukselle.
   
   

4. Seuranta: On tärkeää seurata, että sovitut toimenpiteet todella toteutetaan. Turvallisuushavaintojärjestelmissä on usein ominaisuus, joka muistuttaa vastuuhenkilöitä ja raportoi johdolle, jos toimenpiteitä laiminlyödään tai viivästyy.
   
   

5. Palaute havainnon tekijälle: Jotta ilmoittaminen pysyy mielekkäänä, havainnon tehneelle henkilölle annetaan palautetta. Kiitetään havainnosta ja kerrotaan, mitä sen johdosta tehtiin. Erityisesti positiivisista havainnoista on hyvä palkita tai ainakin antaa tunnustusta vaikka firman intranetissä – tämä innostaa muitakin raportoimaan havaintoja, myös hyviä sellaisia.
   
   

Modernit HSEQ-järjestelmät (Health, Safety, Environment, Quality) ja muut työturvallisuussovellukset tekevät yllä olevan prosessin helpoksi toteuttaa. Havainnot voidaan kirjata mobiilisovelluksella suoraan kentältä, liittää mukaan valokuvia tilanteesta, ja järjestelmä lähettää tiedon automaattisesti oikeille henkilöille. Käsittelyn vaiheet voidaan merkitä järjestelmään, jolloin kaikki pysyvät kartalla siitä, onko asia jo hoidettu vai vielä kesken.

Digitaalinen työkalu havaintojen keräämiseen

Useissa organisaatioissa on huomattu, että havainnointikulttuuri vahvistuu, kun työntekijöille annetaan helppo työkalu ilmoitusten tekemiseen. Jos havainnon voi kirjata saman tien puhelimella muutamalla klikkauksella, kynnys raportoida laskee. Samalla ilmoitusten määrä – ja tätä kautta korjattujen pienten puutteiden määrä – kasvaa nopeasti. On sanottu, että “tuplaa turvallisuushavaintojen määrä, niin puolitat tapaturmien määrän”. Tämä perustuu juuri siihen, että jokainen raportoitu pikkuvika on mahdollisuus estää isompi onnettomuus.

Turvallisuushavaintosovelluksen tai -järjestelmän etuja:

• Helppo käyttö kentältä: havainnon teko onnistuu suoraan työmaalta kännykällä, ilman erillisiä lomakkeita.
  
  

• Valokuvat ja paikkatieto: ilmoitukseen voi liittää kuvan havaitusta asiasta ja sijainnin, mikä helpottaa ymmärtämään tilanteen vakavuuden.
  
  

• Reaaliaikainen tieto: vastuuhenkilöt saavat heti ilmoituksen ja voivat reagoida nopeasti.
  
  

• Tilastot ja raportit: järjestelmä kokoaa havainnoista tilastot, joiden perusteella nähdään trendit (esim. eniten havaitut riskit) ja voidaan kohdistaa parannustoimia oikein.
  
  

• Integrointi toimintaan: havainnot eivät jää irrallisiksi, vaan ne linkittyvät osaksi yrityksen jatkuvan parantamisen prosesseja. Esimerkiksi toistuvista havainnoista voidaan käynnistää laajempi riskinarviointi tai työohjeiden päivitys.
  
  

Yhteenveto: Pienet havainnot – suuret vaikutukset

Turvallisuushavainnot ovat yksi tehokkaimmista keinoista parantaa työpaikan turvallisuutta jatkuvasti. Kun jokainen työntekijä osallistuu riskien tunnistamiseen ja uskaltaa raportoida huomaamistaan puutteista (ja hyvistä asioista), saadaan arvokasta tietoa, jonka pohjalta voidaan toimia ennen onnettomuuksia. Kulttuuri, jossa turvallisuus on yhteinen asia, syntyy juuri avoimuudesta ja aloitteellisuudesta.

Johdon tehtävä on tehdä havaintojen ilmoittamisesta vaivatonta ja näyttää esimerkkiä reagoimalla jokaiseen ilmoitukseen rakentavasti. Työkaluja tähän on runsaasti – esimerkiksi Gate Appsin HSEQ-sovellus on suunniteltu siten, että turvallisuushavaintojen kirjaaminen kentällä on nopeaa ja hauskaa, ja johto saa tilanteesta selkeät raportit.