Tuote
Gate -työlupasovellus – Digitaalinen lupaprosessi taskussasi
Työlupasovellus tuo työluvat suoraan mobiililaitteeseen ja pilveen.
Työlupasovellus
Työlupasovellus tuo työluvat suoraan mobiililaitteeseen ja pilveen. Miksi työmaiden ja teollisuuslaitosten kannattaa siirtyä käyttämään työlupasovellusta perinteisten paperilupien sijaan, ja mitä hyötyjä mobiili työlupien hallinta tarjoaa?
Digitaalinen työlupaprosessi taskussasi
Työlupasovellus on mobiililaitteella ja tietokoneella käytettävä sovellus, jonka avulla voi luoda, käsitellä ja seurata töiden työlupia missä ja milloin tahansa. Käytännössä se tarkoittaa, että esimerkiksi työmaamestari voi kirjoittaa vaadittavan luvan suoraan puhelimellaan siellä missä työn tarve ilmenee, ja tarvittavat henkilöt saavat tiedon luvasta heti. Kaikki tapahtuu pilvipalvelussa, joten tiedot pysyvät tallessa ja ajantasaisina kaikilla osapuolilla.
Gate Appsin Gate Työluvat on esimerkki työlupasovelluksesta: se on kattava mobiili- ja web-sovellus, jolla hallitaan kaikkia työmaalla tarvittavia lupatyyppejä. Yleisimpiin töihin (kuten tulityöhön, säiliötyöhön, kaivuutyöhön) löytyy valmiit lomakepohjat, jotka on laadittu alan parhaiden käytäntöjen mukaan. Tarvittaessa lomakkeita voi muokata organisaation erityistarpeisiin sopivaksi. Tämä joustavuus varmistaa, että sovellus istuu yrityksen omiin prosesseihin eikä päinvastoin.
Miten työlupasovellus toimii?
Työlupasovellus digitalisoi perinteisen lupaprosessin. Yleinen toimintaperiaate on seuraava:
Luvan luonti mobiilissa: Kun tarve työlle ilmenee, vastuuhenkilö (esim. työnjohtaja) avaa sovelluksen älypuhelimessaan tai tabletillaan. Hän valitsee tarvittavan lupatyypin lomakepohjan (esim. “Tulityölupa” tai “Kattotyölupa”) ja täyttää lomakkeeseen tiedot: työtehtävän kuvaus, sijainti (monesti sovellus voi GPS:n avulla täyttää osoitteen automaattisesti tai työn voi osoittaa suoraan kartalta), työn suunniteltu aloitus- ja lopetusaika, työn suorittajat ja valvoja(t), sekä rastittaa vaaditut turvallisuustarkistukset. Sovellukseen voidaan myös lisätä valokuvia kohteesta tai liitteitä (kuten riskinarviointidokumentti).
Jakelu ja kuittaukset: Kun lupapyyntö on täytetty, se lähetetään sovelluksen kautta yhdellä napautuksella eteenpäin. Kaikki määritellyt hyväksyjät saavat heti ilmoituksen – yleensä sekä sovellukseen että sähköpostiin – uudesta luvasta. He voivat lukea lupatiedot ja hyväksyä tai kommentoida suoraan sovelluksessa. Tarvittaessa sovellus pyytää myös työn suorittajilta kuittauksen, että he ovat vastaanottaneet ja ymmärtäneet luvan ehdot. Tämä on erityisen hyödyllistä alihankkijoiden kanssa: työn tilaaja näkee, että myös urakoitsija on lukenut lupamääräykset.
Työn aikainen päivitys: Työn kuluessa sovellusta voidaan käyttää apuna. Jos esimerkiksi luvassa vaaditaan mitattavia arvoja (kuten säiliötyössä happi- ja kaasupitoisuudet ennen sisälle menoa), ne voidaan kirjata suoraan lupatietoihin sovelluksessa. Samoin, jos työssä tapahtuu muutoksia (vaikka aikataulu venyy tai työhön tulee uusi tekijä), luvan tietoja voidaan päivittää lennossa ja kaikille osapuolille lähtee päivityksistä tieto.
Luvan päättäminen: Kun työ on valmis ja mahdollinen jälkivalvonta tehty, lupa päätetään sovelluksessa. Tämä voi tapahtua automaattisesti luvan voimassaoloajan umpeuduttua tai vastuuhenkilön toimesta, kun hän merkitsee työn valmiiksi. Lupa siirtyy automaattisesti aktiivisista luvista arkistoituihin, mutta on yhä haettavissa raportoinnin ja dokumentoinnin tarpeisiin.
Työlupasovelluksen hyödyt kentällä
Työlupasovelluksen käyttöönotto näkyy arjessa monella tavalla:
Nopeus ja vaivattomuus: Aikaa säästyy merkittävästi. Ei enää tarvetta etsiä oikeaa paperilomaketta tai palata toimistolle tulostamaan lupapohjia – kaikki hoituu paikan päällä mobiilisti. Hyväksyntäkin saadaan usein minuuteissa, kun esimies voi kuitata luvan etänä. Tämä vähentää työn odotusaikaa ja pitää projektit aikataulussa.
Parempi viestintä: Kaikki asianosaiset pysyvät automaattisesti kartalla. Sovellus lähettää ilmoitukset, joten kukaan ei unohda tarkistaa sähköpostiaan tai taskuunsa unohtunutta paperia. Jos vaikka urakoitsijalle myönnetty lupa perutaan huonon sään vuoksi, hän näkee sen heti sovelluksesta ja välttyy tulemasta turhaan paikalle vaarallisissa olosuhteissa.
Dokumentaatio kuntoon ilman ylimääräistä työtä: Kun lupa on tehty sovelluksella, se on jo digitaalisessa muodossa tallessa – erillistä skannausta tai arkistointia ei tarvita. Myös allekirjoitukset ja kuittaukset ovat sähköisiä, joten jokainen vaihe on dokumentoitu luotettavasti (ja vieläpä aikaleimalla varustettuna). Tämä tekee myöhemmin tapahtuvista tarkastuksista tai viranomaisvaatimuksista paljon helpompia hoitaa.
Kattavuus ja yhdenmukaisuus: Sovelluksen valmiit pohjat varmistavat, että jokaisessa luvassa kysytään kaikki tarpeellinen. Tämä yhdenmukaistaa käytäntöjä eri työmailla ja eri työnjohtajien välillä. Kaikki noudattavat yrityksen linjauksia, kun lomakkeet on suunniteltu niiden mukaisesti. Jos vaatimukset päivittyvät (esim. uusi lakisääteinen ehto jollekin työlle), päivitetään lomakepohja keskitetysti, ja sen jälkeen jokainen uusi lupa sisältää automaattisesti tuon ehdon.
Reaaliaikainen turvallisuusnäkymä: Turvallisuushenkilöstö voi sovelluksen kautta valvoa tilannetta: he näkevät koko ajan mitkä riskityöt ovat käynnissä. Tarvittaessa he voivat tehdä pistotarkastuksia kentälle juuri niihin kohteisiin, joissa aktiivinen lupa on meneillään. Tämä on suuri etu verrattuna tilanteeseen, jossa tieto töistä kulkee viiveellä ja pirstaleisesti.
Case: Tulityölupa kännykällä
Konkreettisena esimerkkinä työlupasovelluksen voimasta voidaan kuvitella tilanne: Teollisuuslaitoksen huoltotauolla huoltomies huomaa venttiilissä halkeaman, joka pitää hitsata takaisin kiinni – siis tulityö tilassa, joka ei ole varsinainen tulityöosasto. Paperiprosessissa hän hakisi käsiinsä paperisen tulityölomakkeen, täyttäisi sen parhaansa mukaan, etsisi palovartijan nimeksi ja juoksisi työnjohtajan luo allekirjoitusta hakemaan. Tämä kaikki voisi viedä helposti tunnin, jonka aikana työ seisoo.
Työlupasovelluksella sama tilanne hoituu näin: huoltomies avaa puhelimellaan Gate Työluvat -sovelluksen, valitsee tulityöluvan ja sanelee ääneen lupapohjan kenttiin tarvittavat tiedot (nykyaikaiset sovellukset tukevat usein puheentunnistusta tekstinsyötössä). Hän valitsee pudotusvalikosta palovartijan (järjestelmästä löytyy nimet valmiina) ja painaa "Lähetä". Työnjohtaja saa ilmoituksen puhelimeensa muutamassa sekunnissa ja tarkistaa, että kaikki on kunnossa – riskit on arvioitu ja suojaukset suunniteltu – ja hyväksyy luvan. Huoltomies ja nimetty palovartija näkevät heti sovelluksesta, että lupa on myönnetty ja voivat aloittaa työn saman tien. Kaikki tämä tapahtui noin viidessä minuutissa.
Työn jälkeen huoltomies merkitsee sovelluksessa työn valmiiksi, palovartija kuittaa jälkivartioinnin tehdyn ja tehtaan turvallisuuspäällikkö saa automaattisesti raportin suoritetusta tulityöstä. Näin nopeasti, sujuvasti ja aukottomasti homman pitäisi käydä kaikkialla, missä työlupasovellus on käytössä.
Yhteenveto: Työlupasovellus tehostaa ja turvaa tekemisen
Mobiili työlupasovellus on modernin työmaan ja tehtaan työkalu, joka yhdistää tehokkuuden ja turvallisuuden. Se vähentää byrokratiaa ja paperinpyörittelyä, mutta samalla lisää varmuutta siitä, että turvallisuusasiat eivät jää huomiotta. Kaikki lupaprosessin osapuolet hyötyvät: työntekijät saavat luvat nopeammin, johto saa paremman näkyvyyden ja turvallisuus paranee, kun mitään lupaa vaativaa työtä ei tehdä ilman asianmukaista dokumentointia.
Tulevaisuuden työmaat toimivat yhä enemmän digitaalisesti. Suomalainen Gate Apps on kehittänyt työlupasovellusta yhdessä asiakkaidensa kanssa, jotta se vastaisi kentän todellisiin tarpeisiin. Mikäli harkitsette siirtymistä sähköiseen lupajärjestelmään, kannattaa kokeilla käytännössä, miten se tehostaisi omaa toimintaanne. Se onnistuu helposti: varaa demo Gate Työluvat -sovelluksesta ja kokekaa itse, kuinka työluvat kulkevat näppärästi taskussa.
