Im Meyer Turku Werft arbeiten täglich rund sechstausend Menschen – sowohl Mitarbeiter als auch Subunternehmer – in der komplexen und streng kontrollierten Umgebung des Schiffsbaus. Sicherheit hat höchste Priorität.

Stellvertretender Feuerwehrchef Ville Rahkala nutzt seit Jahren das digitale Arbeitserlaubnissystem von Gate Apps. Er war bei der Entwicklung der Lösung gemeinsam mit dem Gate Apps Team beteiligt, um sicherzustellen, dass sie die Arbeiten an Bord des Schiffes bestmöglich unterstützt.

Benutzerfreundlichkeit und ein neues Betriebsmodell als Ausgangspunkt

„Unser Ausgangspunkt war klar: Die Feuerwehr der Werft benötigt Echtzeitinformationen über alle Heißarbeiten Genehmigungen, und aus der Perspektive der Arbeiter muss das digitale Tool extrem einfach und benutzerfreundlich sein“, erklärt Rahkala.

Da die Werft eine vernetzte Arbeitsumgebung ist, war es wichtig sicherzustellen, dass das System reibungslos für alle Benutzer – einschließlich der Subunternehmer – direkt auf ihren eigenen Mobiltelefonen funktioniert.

„Wir dachten, was wäre, wenn der Prozess so ablaufen könnte, dass die Arbeiter uns einfach mitteilen, welche Heißarbeiten sie durchführen und wo. Dann können die Feuerwehrleute die riskantesten Orte inspizieren. Als wir das digitale Arbeitserlaubnissystem eingeführt haben, haben wir auch unser gesamtes Betriebsmodell reformiert“, beschreibt Rahkala.

Das digitale System spart Zeit und Ressourcen

Zuvor schrieben die Feuerwehrleute jeden Morgen Hunderte von Genehmigungen, bevor die Arbeit überhaupt beginnen konnte. Jetzt müssen nur noch ein paar Dutzend Genehmigungen täglich von der Feuerwehr genehmigt werden, obwohl es weiterhin 500–600 aktive Genehmigungen an jedem Tag gibt.

„Dieser Ansatz wäre ohne ein digitales Arbeitserlaubnissystem nicht möglich. Das Netzwerk der Arbeiter war mit der Veränderung zufrieden – keine Wartezeiten mehr auf Genehmigungen, und wir sparen eine Menge Zeit. Die Vorteile werden direkt im gesamten Schiffsbauschema sichtbar“, merkt Rahkala an.

Die Feuerwehrleute haben jetzt mehr Zeit und Energie, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Sicherheit zu gewährleisten und präventive Arbeiten durchzuführen, anstatt Genehmigungen zu schreiben.

Zusammenarbeit und Empfang übertreffen Erwartungen

„Der Empfang des neuen Betriebsmodells und des digitalen Arbeitserlaubnissystems war überraschend positiv – alle haben es angenommen! Das ist nicht immer der Fall, wenn man etwas völlig Neues einführt“, lächelt Rahkala.

Obwohl das System bereits effektiv ist, wird die Entwicklung fortgesetzt: „Es gibt immer kleine Dinge zu verbessern und zu vereinfachen. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit bleiben die Grundlage für alles, was wir tun. Als Nächstes wollen wir die Nutzung des Systems über Schiffe hinaus auf Hallen und andere Arbeitsphasen ausdehnen, wo Arbeitserlaubnisse erforderlich sind. Das Ziel ist, dass das System während des gesamten Prozesses in Nutzung ist – vom Blockhof bis zur endgültigen Lieferung“, erklärt Rahkala.

„Einfach zu empfehlen – funktioniert in großen und kleinen Maßstäben“

Würden Sie die Lösung von Gate Apps anderen empfehlen? Wenn ja, warum?

„Ja, das würde ich auf jeden Fall – und es ist einfach zu empfehlen, weil ich tief in die Entwicklung involviert war und meinen eigenen Einfluss darauf hatte, wie es jetzt funktioniert“, sagt Ville und fügt hinzu: „Es war großartig, mit Gate Apps zusammenzuarbeiten.“

„Ich denke, die Lösung eignet sich für jeden, der Arbeitserlaubnisse einfach und klar verwalten möchte. Sie funktioniert gut in großen Umgebungen mit vielen Menschen und unterschiedlichen Kulturen, sowie draußen im Feld – wo die eigentliche Arbeit stattfindet – weil das System einfach, benutzerfreundlich und skalierbar ist. Auch kleinere Teams können davon profitieren. Wir bearbeiten täglich 700–800 Arbeitserlaubnisbenachrichtigungen, und das System hat die Belastung perfekt bewältigt. Es gibt viele mögliche Anwendungen – die Lösung kann an nahezu jede Arbeitsumgebung angepasst werden.“

„Mit klaren Zielen starten – und die Dinge einfach halten“

Welchen Rat würden Sie Unternehmen geben, die in Erwägung ziehen, mit Gate Apps zu arbeiten?

„Es ist am besten, mit klaren Zielen zu starten: Was möchten Sie erreichen und worauf sollte das System aufgebaut sein“, rät Ville. „Für uns begann alles mit einer einfachen Idee – einem QR-Code. Dann haben wir es in der Praxis mit einer kleineren Gruppe getestet und von dort aus weiter ausgebaut. Das Wichtigste ist, klare Grenzen und einen Zweck zu haben, aber auch die Bereitschaft, neue Dinge zu lernen.“