In vielen verschiedenen Bereichen basiert das Geschäft auch heute noch auf dem Ausfüllen und Verschieben von Papieren. Verschiedene Prüfungen und Berichte werden möglicherweise an Standorten in ganz Finnland erstellt, und es kann lange dauern, bis sie ihren Weg zum Hauptsitz finden. Viele technische Berichte werden auch vor Ort zunächst oberflächlich ausgefüllt und später genauer erstellt.

Je umfassender die Tätigkeit ist und je länger die Dokumente in der Welt verweilen, desto fehleranfälliger ist die Tätigkeit. Papiere können beschädigt oder verloren gehen, und viele wichtige Hinweise werden vergessen. Fehler können teuer werden, sei es durch verlorene Abrechnungen oder Reklamationen, und manchmal muss ein kompletter Arbeitsprozess aufgrund verlorener Dokumentation wiederholt werden.

Mit der mobilen Dokumentation von Gate Apps können verschiedene Formulare und Berichte bereits vor Ort mit jedem Mobilgerät ausgefüllt werden, was vergessene Punkte, Verwirrungen und den Verlust von Dokumenten vorbeugt. Gleichzeitig beschleunigt und verbessert es die Arbeit, da Informationen sofort gespeichert werden, die erforderlichen Berichte mit Bildern sofort weitergeleitet werden und ab sofort alles an einem Ort zu finden ist.

Ein Beispiel für die Effizienz der Arbeitsweise ist Icopal Katto Oy, bei dem die Erstellung von 2500 Jahresberichten durch die mobile Dokumentation von Gate Apps auf ein Drittel gesenkt wurde.

Mobile Dokumentation ist nicht nur ein Werkzeug, sondern ein ganzes Werkzeugset

Mobile Dokumentation funktioniert als eigenständige Anwendung, muss aber nicht nur das sein. Sie entfaltet ihr volles Potenzial, wenn sie als integrierter Teil des Dokumentenlebenszyklusmanagements genutzt wird. Die Anwendung dient also nicht nur als Buchungsplattform, sondern ermöglicht es, die Arbeit vollständig zu verwalten, von der Bearbeitung der Bestellung über die Umsetzung des Dienstes bis hin zur Bestätigung der Arbeiten und der Übermittlung der Informationen an den Kunden und zur Abrechnung.

Typische Anwendungsbereiche der mobilen Dokumentation sind verschiedene Inspektionsarbeiten im Feld, wie Inspektionsberichte, Übergaben an sich selbst und Transportberichte. Sie eignet sich hervorragend zum Beispiel für die Bedürfnisse von Baustellenleitern und für die Einarbeitung auf Baustellen, für Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie für die Nutzung in der Überwachung und Inspektion. Bei Transporten kann sie beispielsweise dazu verwendet werden, den Zustand der versendeten Waren zu dokumentieren und diesen in möglichen Reklamationsfällen nachzuweisen.

In Zukunft wird die mobile Dokumentation auch die Möglichkeit bieten, Angebote direkt vor Ort schneller und flexibler zu erstellen. Dies reduziert die Arbeitszeit des Angebotserstellers, und der Kunde muss nicht warten, um möglicherweise zu einem Konkurrenten zu wechseln oder seine Pläne ganz zu ändern.

Benutzerfreundlichkeit macht die mobile Dokumentation zu einem unvergleichlichen Helfer

In der heutigen zunehmend digitalisierten Welt kann leicht eine Überflutung von verschiedenen Anwendungen mit ihren Anforderungen und Passwörtern entstehen, sowie die Sorge, dass man sich wieder in ein neues, aufwendiges System einarbeiten und es integrieren muss.

Die mobile Dokumentation von Gate Apps erfordert kein IT-Projekt, sondern kann angenehm bereitgestellt werden – einschließlich Dokumentenvorlagen im eigenen Unternehmensdesign. Die Anwendung kann mit dem Microsoft-Nutzerverwaltungssystem zur einmaligen Anmeldung verknüpft werden, sodass keine separaten Passwörter erforderlich sind. Erstellte Dokumente können automatisch in das Dokumentenmanagementsystem von Microsoft übertragen werden. Die Daten werden in Rechenzentren gespeichert, wo sie sicher sind und jederzeit verfügbar sind.

Darüber hinaus bringt Gate Apps starke Kenntnisse zur Nutzung geographischer Standorte in die mobile Dokumentation ein. Die Anwendung kann zum Beispiel angeben, wo eine Inspektion durchgeführt wurde, wo noch etwas zu erledigen ist und all dies in einer Kartenansicht visualisieren.

Als das Tüpfelchen auf dem i erzeugt die Gate Apps Anwendung mit geringem Aufwand klare und ansprechende Ausdrucke. Da Subunternehmer und Kooperationspartner Teil der Benutzergruppe der Anwendung sein können, sind die Prozesse nicht nur reibungsloser, sondern sie können auch Dokumente im Unternehmensdesign erstellen.

Warum in einem Papierkrieg kämpfen, wenn alles mit einem Knopfdruck direkt vor Ort möglich ist?

„Ein Beispiel für die Effizienz der Arbeitsweise ist Icopal Katto Oy, bei dem die Erstellung von 2500 Jahresberichten durch die mobile Dokumentation von Systems Garden auf ein Drittel gesenkt wurde.“