Die Digitalisierung des Arbeitserlaubnisprozesses spart Zeit und Mühe. Noch wichtiger ist jedoch die Sicherheit. Je einfacher und schneller die Bearbeitung von Arbeitserlaubnissen ist, desto reibungsloser ist auch die Gewährleistung, dass beispielsweise die Baustelle korrekt vorbereitet ist und die Arbeiten nicht ohne die erforderlichen Qualifikationen durchgeführt werden. Mit der Gate Apps Arbeitserlaubnis-Anwendung sind alle erforderlichen Informationen immer in der Tasche.

Angesichts der Vorteile ist es kein Wunder, dass die Anwendung mit zunehmendem Tempo immer beliebter wird. Im April dieses Jahres wurde beim Umgang mit den durch Gate Apps bearbeiteten Arbeitserlaubnissen die Marke von 100.000 überschritten. Diese Anzahl ist von solcher Größe, dass viele Akteure in Finnland nicht das Äquivalent erreichen. Das Wachstum der Anzahl der Genehmigungen wurde nicht nur erwartet, sondern die gesammelten Erfahrungen wurden sowohl zum Nutzen der aktuellen als auch zukünftiger Kunden in die Produktentwicklung von Gate Apps kanalisiert. Das Ergebnis sind immer reibungslosere Genehmigungsprozesse und noch hochwertigerer Inhalt der Anwendung.

Was wurde aus der großen Anzahl von Arbeitserlaubnissen gelernt?

Obwohl einer der besten Aspekte der Gate-Anwendungen die Befreiung vom Papierkram ist, sollte der Fokus bei der Einführung möglicherweise nicht nur auf der Umwandlung von Papieren in digitaler Form liegen. Wenn man auch ein wenig Denkarbeit darauf verwendet, wie der eigene Genehmigungsprozess in digitaler Form gestaltet werden könnte, vereinfacht, beschleunigt und rationalisiert das Endergebnis den Betrieb erheblich.

Die Erkundung der geeigneten Lösung beginnt oft damit, dass der Kunde feststellt, dass er eine Genehmigung benötigt, aber unsicher darüber ist, wie diese aussehen sollte. Mit der enormen Anzahl von Genehmigungen ist Gate Apps in der Erkennung, was die zentralen Merkmale sind, für Genehmigungsaussteller, -bearbeiter sowie -empfänger recht gut geworden. Heutzutage wird der Kunde bereits in der Einführungsphase unterstützt und angeleitet, wie die elektronische Genehmigung vernünftigerweise funktionieren sollte. Hier wird zusammengeführt, was der Kunde wünscht und inwieweit es sinnvoll ist, Dinge zu überlegen und neu zu gestalten.

Die Effizienz der elektronischen Genehmigungsanwendung tritt umso stärker zutage, je komplexer der Genehmigungsprozess ist – mit anderen Worten, welchen Lebenszyklus die Genehmigung durchläuft. Manchmal wird die Genehmigung direkt nach der Nutzung archiviert, während sie andererseits Risikobewertungen, Sicherheitsinspektionen, Quittungen und andere Phasen durchlaufen kann, in denen sie Wochen oder Monate besteht. Gate Apps bietet nicht nur eine Plattform, sondern hilft seinen Kunden gerade bei dieser Prozessdefinition. Zusätzlich können durch die Konnektivität der Anwendungen Dokumente bequem mit dem eigenen Microsoft-Dokumentenmanagement des Kunden gespeichert und abgerufen werden.

In der Arbeitserlaubnis-Anwendung ist auch der Inhalt entscheidend

Neben dem Prozess ist der Inhalt der Anwendung, also zum Beispiel, welche Genehmigungsvorlagen jeweils verwendet werden. Auch hier wird Gate Apps durch Erfahrung kontinuierlich bewusster. Die Genehmigungsvorlagen und ihre zugehörigen Bedürfnisse werden in der Anwendungseinführung mit dem Kunden durchgegangen.

Dank der großen Anzahl von Genehmigungen stehen jederzeit mehr fertige Lösungen zur Verfügung, die mit den notwendigen und oft einfachen Änderungen angewendet werden können. Zum Beispiel, die Heißarbeiten-Genehmigung, von der auch die Arbeitserlaubnislösungen von Gate Apps ursprünglich stammen, basiert typischerweise auf einem Standardformular, das entsprechend den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden angepasst wird.

Manchmal handelt es sich beispielsweise um ein großes multinationales Unternehmen, das aus verständlichen Gründen genau vorab festgelegte Praktiken und Anforderungen hat. Der Kunde hat möglicherweise eine fertige Vorlage, die in der Anwendung genau gleich sein muss. Auch wenn die Anwendung keine Werkzeuge direkt aus der Box dafür bietet, kann Gate Apps flexibel kundenspezifische Komponenten realisieren, die sonst nicht täglich aufkommen würden.

Der Ausgangspunkt und der wichtigste Faktor, der die Entwicklung der Gate Arbeitserlaubnis-Anwendung bestimmt, war immer die mobile Nutzung. Die Anwendung erfordert also nicht das Ausfüllen komplexer Dokumente auf einem großen Bildschirm, sondern funktioniert auf jedem Endgerät und erfüllt agil die Anforderungen der Feldarbeit. Zusätzlich kann die in der Anwendung erfasste Genehmigung visuell genau so gestaltet werden, wie es der Kunde beispielsweise in seinen PDF-Ausdrucken benötigt.