Beyond the Gate #3 – Mikä on työlupajärjestelmä?

Mikä ihmeen työlupajärjestelmä ja miksi te sellaista teette?

Tulityöluvista liikkeelle

Mutkien kautta digitalisointikonsultti päätyi tekemään työlupajärjestelmiä. Taustalla oli dokumentinhallinnan tekeminen ja keskusteluissa esiin nouseva toistuva asiakastarve tulityöluville – siihen aikaan yhden A4 kokoinen monistuva kalkkeeripaperi jota kuitenkin täytetään päivittäin työmailla ja kopiot sujahtavat myöntäjien, valvojien ja tekijöiden taskuun.

Tulitöiden hallinta on Suomessa varsin luonnollinen alkupiste – alan toimijat – vakuutusyhtiöt ja liitot etunenässä – ovat kehittäneet jo 70-luvulta lähtien järjestelmää jolla palovahinkoja saataisiin vähennettyä. Suomessa on tulityökorttijärjestelmä, joka pitää huolen että tulitöitä tekevät suorittavat koulutuksen, tietävät miten alalla yleisesti toimitaan ja osaavat hallita työhön liittyviä riskejä. Tulityölupaa taas tarvitaan, jos tulitöitä tehdään tilapäisellä tulityöpaikalla – kuten rakennuksella, tehtaassa tai missä tahansa missä on syttymisvaaraa.

Asiasta säädellään pääasiassa vakuutusyhtiöiden suojeluohjeissa, alan standardeissa (esim. SFS 5900) sekä mm. pelastuslaissa.

Aktiivisia tulityökortteja on Suomessa yli 400 000 kpl. Jos arvioidaan että kortinhaltija tekee tulitöitä ainakin 5 kertaa vuodessa (todennäköisesti paljon useammin), tarkoittaa se yli 2,5 miljoonaa tulityöpaa Suomessa vuosittain. Todennäköisesti luku on paljon suurempi. Ja tämä vain Suomessa – käytännöt ovat olleet maailmalla yllättävänkin yhteneväiset – olemme toistaiseksi tehneet työlupia mm. pohjoismaissa, Saksassa, Italiassa ja Hollannissa. Tarve turvalliseen työskentely-ympäristöön on ilmeinen.

Myös muita riskialttiita tehtäviä luvanvaraisiksi

Tulitöiden lisäksi myös monet muut työt voidaan määritellä tehdasalueella tai työmaalla riskialttiiksi ja luvanvaraiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • Säiliötyöt
  • Ahtaissa paikoissa työskentely
  • Sähköasennukset
  • Kaivutyöt
  • Korkealla työskentely
  • Nostaminen, erityisesti henkilönostinten käyttö

Erilaisiin työtehtäviin liittyy työkohteissa erilaisia käytäntöjä – on aivan eri asia tehdä sähköasennusta uusrakennustyömaalla tai kaasuputken vieressä käyvässä laitoksessa.

Työlupajärjestelmä tehostamaan prosesseja

Mitä se työlupajärjestelmä sitten tällä alueella tekee?

Yksinkertaistettuna työlupajärjestelmä digitalisoi tämän aiemmin usein paperilla toimivan riskienhallinta- ja työnohjauskäytännön. Käytännössä se:

  1. Parantaa turvallisuutta pitämällä huolen että kaikki osapuolet tietävät mitä saitilla tapahtuu ja miten siellä kuuluu toimia
  2. Säästää resursseja tehostamalla paperiprosessien tiedonkulkua, hyväksyntien hakemista, kuittausten käsittelyä tai vaikkapa vai ohjeiden jakelua tekijöille.

Matkan varrella Gate PTW (Permit-to-Work) -kehityksessä olemme huomanneet, että asiaan liittyy monia muitakin puolia. Nämä ovat kehittyneet lopulta ominaisuuksiksi ja toiminnallisuuksiksi jotka erottavat työlupajärjestelmän vaikkapa kunnossapitojärjestelmästä.

  • Työkohteen sijainti ei isolla saitilla ole lainkaan itsestäänselvä asia – tehdasalueet saattavat olla hehtaarien kokoisia ja rakennustyömaalleekin mahtuu päivän aikana monenlaista tekemistä.
  • Työkohteisiin liittyy usein paikallisia erikoisuuksia, joita ulkopuoliset urakoitsijat eivät välttämättä voi tietää tai tunnistaa.
  • Työmaaperehdytysten ja pätevyyksien hallinta on erityisen hankalaa, jos töissä on urakoitsijoita parhaillaan sadoista eri yrityksistä.
  • Kuittausten saaminen tekijöiltä voi vaatia melkoista allekirjoitussakrobatiaa, etenkin aamulla klo 7:30 kun kaikki tulevan työkohteeseen samaan aikaan.
  • Työ- ja kohdekohtaisten ohjeiden tai itse työlupien jakelu tekijöille on oma taiteenlajinsta – monessa paikassa printteri laulaa aamulla taukoamatta ja paperit päätyvät lopulta lähes vilkaisematta tekijän taskun kautta seuraavaan roskakoriin. Kännykkä kuitenkin löytyy käytännössä jokaisen taskusta.
  • Nykyään työntekijät edustavat monia eri kieliryhmiä, parhaimmilllaan olemme mallintaneet työmaalle työlupakäytännön yli 10 eri kielellä

Puhumattakaan siitä, että jossain on työnjohto ja HSEQ -porukka, joka yrittää selvitä tästä kaikesta ja saada samaan aikaan itse työnkin suoritettua.

Aluperin luulimme, että työlupajärjestelmän suurin arvo on prosessien oikomisessa tai standardien tukemisessa. Sitäkin sillä tehdään, mutta tärkeimmät hyödyt liittyvät käytännössä enemmän työn ohjaukseen, sujuvuuteen, turvallisuuteen ja siihen että kaikilla olisi realistinen ja reaaliaikainen tilannekuva siitä mitä saitilla juuri nyt tapahtuu. Parhaimmillaan työlupajärjestelmä on työn tekemisen ja ohjaamisen korvaamaton apuväline.

Ota yhteyttä jos haluat kuulla miten työlupajärjestelmä, reaaliaikainen tilannekuva ja turvallisuuden parantaminen eivät  olisi vain pakollisia rutiineja, vaan oikeasti työtä ja tekemistä tehostavia välineitä parempaan ja turvallisempaan työpaikkaan.